Proposals & Invoices · Article 5.1
Die Clozo-Dokumentfamilie: DEP, INV, STR, DCR, CRN, REC
Sechs Dokumenttypen bilden die vollständige Clozo-Rechnungskette. Jeder hat eine eigenständige rechtliche Rolle nach EU-MwSt.-Richtlinie Art. 220 und §14 UStG. Dieser Artikel zeigt, welches Dokument wann ausgelöst wird und worauf es verweist.
Ein einziges Clozo-Angebot kann über seinen Lebenszyklus je nach Ereignissen (Nachträge, Erstattungen, manuelle Anzahlungskorrekturen) bis zu sechs verschiedene Dokumenttypen erzeugen. Dieser Artikel ist die Übersicht. Für die detaillierte Mechanik der einzelnen Typen siehe Artikel 6.2–6.4 und Abschnitt 7 (Nachträge) / Abschnitt 8 (Erstattungen).
Im Dokumente-Dropdown auf jeder Angebotsdetailseite erscheinen die relevanten Dokumenttypen, sobald sie generiert werden. Filterlabels im Dropdown: „Angebot", „Unterzeichneter Vertrag", „Anzahlungsrechnung", „Schlussrechnung", „Stornierungsbenachrichtigung" (Storno), „Gutschrift", „Quittung". Jedes ist ein herunterladbarer R2-Link (CORS-fähig, keine Authentifizierung für die URL erforderlich – der Link ist nicht erratbar).
Why this works this way
Warum so viele Dokumenttypen? Das EU-MwSt.-Recht (Richtlinie 2006/112/EG, Titel XI Kapitel 3) behandelt verschiedene Ereignisse als unterschiedliche Besteuerungszeitpunkte: Eine Vorauszahlung ist ein Besteuerungszeitpunkt, die Erbringung von Dienstleistungen ein anderer, eine teilweise Umfangsreduzierung ein weiterer. Jedes Ereignis braucht seinen eigenen Belegpfad, weil jedes eine MwSt.-Pflicht verschiebt. Die meisten Freiberufler-Tools reduzieren das auf „eine Rechnung" und riskieren, gegen nationale Regelungen zu verstoßen (insbesondere §14 UStG in Deutschland, Art. 220 der EU-Richtlinie, BTW Art. 35a in den Niederlanden, CGI Art. 271-II in Frankreich).
Die vollständige Dokumentfamilie (aus apps/pdf/service.py und HELP_LIFECYCLE_MAP.md Abschnitt 5):
| Typ | Präfix | Renderer | Auslöser | Zweck |
|---|---|---|---|---|
| Angebots-PDF | PRO- | render_proposal_pdf | Angebot senden | Das Angebot (keine Rechnung) |
| Dienstleistungsvertrag | AGR- | (unterzeichnetes PDF-Rendering) | Kunde unterzeichnet | Der Vertrag (keine Rechnung) |
| Anzahlungsrechnung | DEP- | render_deposit_invoice_pdf | Kunde unterzeichnet (Anzahlung > 0) | Anzahlungsrechnung – MwSt.-pflichtig bei Vorauszahlung |
| Schlussrechnung | INV- | render_final_invoice_pdf | Schlussrechnung ausstellen | Schlussrechnung – schließt das Projekt, verweist auf DEP |
| Stornorechnung | STR- | render_storno_invoice_pdf | Nachtrag mit Kostenreduzierung | Storniert/annulliert die vorherige Rechnung; „Rechnungskorrektur" |
| Anzahlungskorrektur | DCR- | render_deposit_correction_pdf | Nachtrag ändert Anzahlungsbetrag | Dokumentiert die Anzahlungsanpassung |
| Gutschrift | CRN- | render_credit_note_pdf | Erstattung eingeleitet | Dokumentiert Erstattung + Grund + MwSt.-Aufschlüsselung |
| Quittung | REC- | render_receipt_pdf | Zahlung eingegangen | Bestätigt den Geldeingang |
Die Happy-Path-Kette (keine Nachträge, keine Erstattungen):
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Angebot gesendet → PRO-2026-0042
Kunde unterzeichnet → AGR-2026-0042 + DEP-2026-0042
Anzahlung bezahlt → REC-2026-0042 (Anzahlungsphase)
Projekt fertig → INV-2026-0042 (verweist auf DEP-2026-0042)
Schluss bezahlt → REC-2026-0042 (Schlussphase)
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Die Nachtragskette mit Reduzierung (Δ−):
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… Happy Path bis Anzahlung bezahlt …
Nachtrag unterzeichnet → STR-2026-NNNN (annulliert alte INV)
+ INV-2026-NNNN (Revision=2, reduzierter Umfang)
+ CRN-2026-NNNN (Gutschrift für Erstattung)
+ Stripe-Erstattung ODER manuelle SEPA-Erstattung
+ REC-2026-NNNN (Erstattungsquittung, wenn Erstattung abgerechnet)
``
Dokumentnummerierung ist fortlaufend pro Freiberufler pro Jahr pro Typ, atomar (SELECT FOR UPDATE auf DocumentCounter). Keine Lücken – einmal vergeben ist eine Nummer dauerhaft. Jahr setzt am 1. Januar zurück: INV-2025-0099 wird von INV-2026-0001 gefolgt. Siehe Artikel 6.9 für die genaue Mechanik.
Aufbewahrung: Jedes Dokument der Familie wird auf Cloudflare R2 mit legal_hold-Flag für 10 Jahre gespeichert, um GoBD §147 AO (DE), Wet OB Art. 52 (NL), CGI Art. L102 B (FR) und parallele Regelungen in EU-Mitgliedstaaten zu erfüllen.
Troubleshooting
Keep reading
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The deposit invoice (DEP-) — Anzahlungsrechnung, facture d'acompte
The deposit invoice is the legal artefact that records VAT liability on an advance payment. Under EU VAT Directive Art. 65, the deposit becomes chargeable the moment the client pays — the deposit invoice is what the law requires you issue.
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The final invoice (INV-) — Schlussrechnung, facture de solde
The final invoice closes the project. It states the full work value, then explicitly references the deposit invoice and **deducts both the deposit amount and the deposit VAT**, so you don't pay tax twice. This deduction is mandated by §14 UStG and parallel rules across the EU.
Proposals & Invoices
Receipts (REC-) — payment confirmation, single-stage vs split
A receipt confirms that a payment was actually received. Clozo issues one receipt per payment event: one for the deposit, one for the final balance, or a single receipt if the project was 100% prepaid.
Refunds & Notifications
EU invoice compliance — Art. 226 mandatory fields, sequence numbering, retention
Every invoice Clozo issues complies with EU VAT Directive Art. 226: 14 mandatory fields, sequential numbering with no gaps, immutability after issue, and 10-year retention.
Proposals & Invoices
Invoice numbering — sequential per year per type, atomic, no gaps
Every invoice gets a sequential number from an atomic counter scoped per freelancer per year per document type. No gaps allowed under EU VAT Directive Art. 226(2); enforced by a row-level database lock so concurrent operations cannot collide.