Proposals & Invoices · Article 5.2
Die Anzahlungsrechnung (DEP-) — facture d'acompte
Die Anzahlungsrechnung ist das Rechtsdokument, das die Umsatzsteuerpflicht bei einer Vorauszahlung erfasst. Gemäß EU-Mehrwertsteuerrichtlinie Art. 65 wird die Anzahlung im Moment der Zahlung des Kunden steuerpflichtig – die Anzahlungsrechnung ist das, was das Gesetz von Ihnen verlangt auszustellen.
Die Anzahlungsrechnung ist das am häufigsten missverstandene Dokument in der EU-Freelancer-Rechnungsstellung. Ihr Zweck ist nicht, „um Geld zu bitten" – das ist nur der Nebeneffekt der Zahlungsaufforderung. Ihr rechtlicher Zweck besteht darin, ein Umsatzsteuer-Steuerereignis gemäß Art. 65 der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie aufzuzeichnen: Wenn eine Vorauszahlung geleistet wird, schuldet der Lieferant sofort Umsatzsteuer darauf. Die Rechnung ist das Dokument, das die Steuerbehörden in Ihren Büchern erwarten.
Step by step
Auslösung ist automatisch.
Die DEP wird im Moment der Kundenunterzeichnung ausgelöst. Kein manueller Schritt.
Im Dokumenten-Dropdown überprüfen.
Innerhalb von ~5 Sekunden nach der Unterzeichnung erscheint die DEP unter „Anzahlungsrechnung" mit Download-Link.
Bestätigen, dass die E-Mail versandt wurde.
Die E-Mail nach der Unterzeichnung an den Kunden enthält die DEP als Anhang sowie den SEPA-QR + (wenn Stripe aktiviert) eine Schaltfläche „Jetzt €X bezahlen".
Als bezahlt markieren, wenn die Mittel eingegangen sind.
Stripe-Webhook wird automatisch (~2 Sekunden nach Abbuchung) ausgelöst. Für SEPA klicken Sie auf
Anzahlung manuell als bezahlt markieren, sobald Sie die eingehende Überweisung in Ihrer Bank-App sehen.Quittung wird automatisch erstellt.
Ein QUI-Dokument wird generiert und beim Ereignis „Anzahlung bezahlt" an beide Parteien per E-Mail gesendet.
Why this works this way
EU-Mehrwertsteuerrichtlinie Art. 65 (Steuerereignis Vorauszahlung):
> „Sind Vorauszahlungen zu leisten, bevor die Lieferung von Gegenständen bewirkt oder die Dienstleistung erbracht worden ist, entsteht der Steueranspruch zum Zeitpunkt der Vereinnahmung entsprechend dem vereinnahmten Betrag."
Wenn also ein Kunde eine Anzahlung von €500 für ein €2.000-Projekt leistet, schulden Sie Umsatzsteuer auf €500 jetzt, auch wenn das Projekt noch nicht geliefert wurde. Die Anzahlungsrechnung erfasst dies. Nationale Umsetzungen:
- Deutschland: §14 UStG definiert die Anzahlungsrechnung; §13 UStG regelt den Steuerzeitraum. - Niederlande: BTW Art. 35a (Ausstellungsregeln), Art. 13 (Steuerpflicht). - Frankreich: CGI Art. 271-II (Abzugsfähigkeit auf Basis der facture d'acompte). - Spanien: Ley 37/1992 Art. 75 (Steuerpflicht bei Vorauszahlung). - Italien: DPR 633/1972 Art. 6 (fattura di acconto).
Was auf einer Clozo DEP- steht (verifiziert gegen `apps/pdf/service.py:render_deposit_invoice_pdf`):
1. Belegnummer (DEP-2026-0042) und Ausstellungsdatum.
2. Ihre Unternehmensidentität: Name, Adresse, USt-IdNr. (oder Regimevermerk).
3. Abrechnungsdaten des Kunden: Name, Adresse, USt-IdNr. wenn B2B.
4. Beschreibung: lokalisiert „Anzahlungsrechnung für Angebot PRO-2026-0042 – [Angebotstitel]".
5. Nettobetrag + Umsatzsteuerbetrag + Bruttobetrag (in der Währung, die zum Zeitpunkt des Angebots gesperrt wurde).
6. Geltender Umsatzsteuersatz und Regel (z. B. „19% (Inland)" oder „0% (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers – Umsatzsteuer ist vom Empfänger zu erklären)").
7. Zahlungsbedingungen: Fälligkeitsdatum der Anzahlung, IBAN, BIC, Begünstigtenname, strukturierter Verwendungszweck PRO-2026-0042-DEP und der EPC-QR-Code.
8. Verweis auf das übergeordnete Angebot: „Diese Anzahlungsrechnung begleicht 25% von Angebot PRO-2026-0042 vom 15.04.2026".
9. Pflichtangaben gemäß Art. 226 (fortlaufende Nummer, Ausstellungsdatum, Identitäten von Lieferant und Kunde, USt-IdNr., Beschreibung, steuerpflichtiger Betrag, Steuersatz, Umsatzsteuerbetrag).
Lokalisierter Kopfzeilentext (apps/pdf/service.py Jinja2-Vorlagen):
- EN: „Deposit invoice" - DE: „Anzahlungsrechnung" - NL: „Voorschotfactuur" - FR: „Facture d'acompte" - ES: „Factura de anticipo" - PL: „Faktura zaliczkowa"
Reverse-Charge-Fall (B2B innerhalb der EU): Wenn der Kunde in einem anderen EU-Mitgliedstaat mit einer gültigen USt-IdNr. (über VIES validiert) ist, wird die DEP mit 0% Umsatzsteuer und dem Rechtsvermerk ausgestellt: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers – Umsatzsteuer ist vom Empfänger zu erklären (EU-Mehrwertsteuerrichtlinie Art. 196)" – pro Sprache übersetzt. Der Kunde selbst berechnet die Umsatzsteuer in seinem eigenen Land. Sie melden die Leistung in Ihrer Zusammenfassenden Meldung (ZM in DE, ICP-opgaaf in NL, DES in FR).
Troubleshooting
Keep reading
Proposals & Invoices
The final invoice (INV-) — Schlussrechnung, facture de solde
The final invoice closes the project. It states the full work value, then explicitly references the deposit invoice and **deducts both the deposit amount and the deposit VAT**, so you don't pay tax twice. This deduction is mandated by §14 UStG and parallel rules across the EU.
Lifecycle
Status: Deposit paid — work can start
The deposit landed (Stripe webhook or manual confirmation). Clozo flips the status, queues the deposit receipt PDF, and starts a behind-the-scenes job to pre-render the final invoice. You can begin the work.
Refunds & Notifications
EU invoice compliance — Art. 226 mandatory fields, sequence numbering, retention
Every invoice Clozo issues complies with EU VAT Directive Art. 226: 14 mandatory fields, sequential numbering with no gaps, immutability after issue, and 10-year retention.
Proposals & Invoices
Invoice numbering — sequential per year per type, atomic, no gaps
Every invoice gets a sequential number from an atomic counter scoped per freelancer per year per document type. No gaps allowed under EU VAT Directive Art. 226(2); enforced by a row-level database lock so concurrent operations cannot collide.
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Marking a payment as paid manually — for SEPA, cash, wire, anything outside Stripe
When a payment lands outside the auto-detected channels (SEPA bank transfer, cash, foreign wire), use `Mark as paid manually` to record it. Clozo creates the receipt, fires confirmation emails, and preserves the audit trail.