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Proposals & Invoices · Article 5.8

Vorlagen und wiederkehrende Angebote — repetitive Arbeit automatisieren

Ein Angebot als Vorlage speichern, um beim nächsten 80% der Tipparbeit zu sparen. Einen wiederkehrenden Zeitplan für Retainer-ähnliche Arbeiten einrichten, der monatlich, vierteljährlich oder in einem selbst gewählten Rhythmus neu ausgestellt wird.

Nachdem Sie Ihre ersten 3–5 Angebote verschickt haben, entstehen Muster: ähnliche Positionen, ähnliche Zahlungsbedingungen, denselben Kunden-Rhythmus. Vorlagen und wiederkehrende Zeitpläne ermöglichen es Ihnen, diese Muster zu kodieren, damit zukünftige Angebote 30 Sekunden statt 10 Minuten dauern. Sie befinden sich unter /vorlagen und /wiederkehrend unter „Einstellungen".

Step by step

  1. Eine Vorlage aus einem beliebigen Angebot speichern.

    Auf der Angebotsdetailseite (beliebiger Status, einschließlich Entwürfe) im Aktionsmenü auf Als Vorlage speichern klicken. Beschreibend benennen ("Monatlicher Retainer", "Logo-Design-Paket").

  2. Eine Vorlage verwenden.

    Auf + Neues Angebot klicken → in Schritt 1 des Assistenten aus dem Dropdown Aus Vorlage starten auswählen. Die meisten Felder werden automatisch ausgefüllt; Kunden auswählen und Daten anpassen.

  3. Einen wiederkehrenden Zeitplan einrichten.

    Unter /wiederkehrend auf + Neuer Zeitplan klicken. Kunden wählen, Vorlage wählen, Rhythmus wählen, Startdatum wählen. auto_send nur aktivieren, wenn Sie darauf vertrauen, dass der Rhythmus stabil bleibt.

  4. Einen Zeitplan pausieren oder löschen.

    Unter /wiederkehrend/{id} den Schalter Aktiv ausschalten zum Pausieren oder Löschen zum Entfernen. Das Löschen eines Zeitplans betrifft bereits durch ihn erstellte Angebote nicht.

Why this works this way

Vorlagen werden unter Ihrem Konto gespeichert, nicht pro Kunde. Eine Vorlage erfasst die Angebots-Form: Positionen (Beschreibung, Menge, Preis, Typ), Standard-Zahlungsbedingungen, Standard-Anzahlungsprozentsatz, Standardsprache, Standardwährung. Sie erfasst nicht den Kunden (an wen Sie es richten, wird jedes Mal neu entschieden) oder Daten (Start/Ende sind projektspezifisch). Wenn Sie ein Angebot aus einer Vorlage über das Dropdown Aus Vorlage starten in Schritt 1 des Assistenten starten, werden alle erfassten Felder automatisch ausgefüllt; Sie wählen den Kunden, passen Daten an und klicken bis zum Senden.

Wiederkehrende Zeitpläne bauen auf Vorlagen auf. Ein wiederkehrender Zeitplan hat: einen Zielkunden, eine zu verwendende Vorlage, einen Rhythmus (wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich, vierteljährlich, benutzerdefiniertes Intervall in Tagen), einen aktiv-Schalter und ein optionales auto_send-Flag. Der Celery-Scheduler läuft täglich um 09:00 UTC; für jeden aktiven Zeitplan, dessen next_run_at <= jetzt ist, erstellt er ein frisches Angebot aus der Vorlage, adressiert es an den Kunden, setzt Daten relativ zu heute (z. B. project_start = heute, project_end = heute + 30 Tage für einen monatlichen Retainer) und entweder:

- Entwirft es (auto_send=false, Standard): Sie erhalten eine Dashboard-Benachrichtigung „1 wiederkehrendes Angebot bereit zur Überprüfung". Sie öffnen es, prüfen es kurz und klicken auf Senden. - Sendet es (auto_send=true): Das Angebot wird sofort erstellt und gesendet, die E-Mail geht raus, die Anzahlungsrechnung wird ausgelöst, wenn der Kunde unterzeichnet. Verwenden Sie Auto-Senden nur für vertrauenswürdige Retainer-Kunden, bei denen Sie den Rhythmus im Voraus vereinbart haben.

Nach jedem Durchlauf rückt next_run_at um das Rhythmus-Intervall vor. Wenn der Zeitplan monatlich war und zuletzt am 2026-04-15 lief, ist der nächste Durchlauf am 2026-05-15.

Überlegungen zum Auto-Senden. Mit eingeschaltetem Auto-Senden verzichten Sie auf die manuelle Überprüfung dieses Angebots. Wenn sich Ihre Positionen ändern (Preiserhöhung, neues MwSt.-Regime, anderer Umfang), aktualisieren Sie die zugrunde liegende Vorlage vor dem nächsten Durchlauf — sonst geht die alte Form automatisch raus. Viele Freelancer lassen Auto-Senden aus und nutzen die tägliche Dashboard-Benachrichtigung als 30-Sekunden-Überprüfungsschritt.

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A Clozo proposal is a single legal document with seven moving parts: title, line items, deposit split, payment terms, language, dates, and the metadata that drives VAT and signatures.

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