Proposals & Invoices · Article 5.10

Was Sie nach dem Senden ändern können — zurückziehen, erneut senden, bearbeiten, ändern

Nach dem Klicken auf `Senden` wird das Angebot zu einem Rechtsdokument und viele Felder werden gesperrt. Die richtige Aktion hängt davon ab, ob der Kunde bereits unterzeichnet hat: vor der Unterzeichnung zurückziehen, danach eine Änderung erstellen.

Der Lebenszyklus hat zwei klare Zustände für die Bearbeitung: Entwurf (alles bearbeitbar, keine Prüfpflicht) und nach-unterzeichnet (nur Änderungen). Die schmale Zeitspanne dazwischen – Gesendet und Angesehen – ist der Bereich, in dem die meisten „Ich habe einen Tippfehler gemacht"-Fragen entstehen. Die verfügbaren Aktionen hängen vom genauen Status ab.

Step by step

Aktuellen Status ermitteln.
Das Symbol im Dashboard oder das Banner auf der Angebotsdetailseite prüfen.
Wenn Entwurf
: einfach den Assistenten frei bearbeiten. Es wurde noch nichts gesendet.
Wenn Gesendet oder Angesehen
: zurückziehen oder erneut senden wählen. - Tippfehler oder Umfangsänderung → Zurückziehen und bearbeiten. Alter Link gibt 404 zurück; neuer Entwurf vorausgefüllt. - E-Mail nicht angekommen → Erneut senden. Gleicher Inhalt, neue PIN.
Wenn Unterzeichnet und weiter
: Änderungs-Assistent unter /proposals/{id}/amend öffnen. Siehe Artikel 7.3.

Das Aktionsmenü ändert sich je nach Status. Bei Gesendet/Angesehen sehen Sie Erneut senden und Zurückziehen und bearbeiten. Bei Unterzeichnet+ werden diese durch Schlussrechnung ausstellen, Manuell als bezahlt markieren und Änderung erstellen ersetzt. Die Timeline protokolliert jede Aktion mit Zeitstempel und Benutzer.

Why this works this way

Das Sperr-Modell. Wenn Sie auf Senden klicken, geschehen mehrere Dinge in einer Transaktion:

1. Das Angebots-PDF wird gerendert und mit aktiviertem legal_hold in R2 hochgeladen. 2. Eine fortlaufende Angebotsnummer (PRO-2026-NNNN) wird gegen Ihren Jahreszähler reserviert (atomar gemäß apps/proposals/models.py:DocumentCounter). 3. Der Angebotsstatus wechselt zu Gesendet und sent_at wird gesetzt. 4. Mehrere Felder werden auf der Modellebene als schreibgeschützt gekennzeichnet: number, language, currency, vat_breakdown, line_items_snapshot, client_address_snapshot. Dies sind die Felder, die das Recht unter EU-Mehrwertsteuerrichtlinie Art. 226 und §14 UStG als unveränderlich bei einer gesendeten Rechnung/einem Angebot vorschreibt.

Zurückziehen und bearbeiten (Status: Gesendet oder Angesehen). Verfügbar vor der Unterzeichnung. Klicken Sie auf Aktionen → Zurückziehen und bearbeiten auf der Angebotsdetailseite. Wirkung:

1. Der ursprüngliche öffentliche Link wird sofort ungültig. Jeder, der ihn besucht (mit der alten PIN oder ohne), sieht: „Dieses Angebot wurde vom Absender zurückgezogen." Das ursprüngliche PDF verbleibt in Ihren Dokumenten (legal_hold), aber der Link gibt 404 zurück. 2. Ein neuer Entwurf wird mit allen aktuellen vorausgefüllten Werten erstellt. Das ursprüngliche Angebot wechselt auf der Timeline zum Status Zurückgezogen (endgültig). 3. Der neue Entwurf erhält beim nächsten Klicken auf Senden eine neue Angebotsnummer. Beide Nummern werden in Ihren Aufzeichnungen aufbewahrt – der Prüfpfad zeigt die Kette (PRO-2026-0042 → zurückgezogen → PRO-2026-0043 gesendet).

Erneut senden (Status: Gesendet oder Angesehen). Verfügbar vor der Unterzeichnung. Klicken Sie auf Aktionen → Erneut senden. Wirkung:

1. Eine neue E-Mail geht mit einer neuen 4-stelligen PIN heraus. Die alte PIN wird ungültig. 2. Das Angebot selbst ist unverändert – gleiche Nummer, gleicher Inhalt, gleiches PDF. 3. Nützlich, wenn der Kunde sagt „Ich habe die E-Mail nicht erhalten" – die zweite Kopie landet oft, auch wenn die erste im Spam gelandet ist.

Nach der Unterzeichnung (Status: Unterzeichnet und weiter). Keine Änderungen am Angebot. Der einzige legitime Weg, Umfang, Preis oder Zeitplan zu ändern, ist eine Änderung – ein formeller Änderungsauftrag, den der Kunde separat unterzeichnet. Siehe Abschnitt 7. Änderungen erzeugen ihre eigene Dokumentenkette (Nachtrag + Storno + neue Schlussrechnung oder Gutschrift abhängig vom Delta), wobei der ursprüngliche unterzeichnete Dienstleistungsvertrag intakt bleibt.

Warum keine „Bearbeiten und erneut unterzeichnen"-Abkürzung? Weil gemäß EU-Vertragsrecht und eIDAS Art. 25(1) (Rechtswirkung einer elektronischen Signatur) das Modifizieren einer unterzeichneten Vereinbarung nach der Unterzeichnung die Prüfkette ungültig machen würde. Die IP, der User-Agent, der Serverzeitstempel und der eingetippte Name des Unterzeichners, die zum Zeitpunkt der Unterzeichnung erfasst wurden, beziehen sich alle auf den Dokumentenzustand in diesem Moment; das Dokument stillschweigend umzuschreiben würde diesen Nachweis verwaisen lassen. Es würde auch die Art.-226-Unveränderlichkeit für die entsprechende Rechnung verletzen. Änderungen sind der EU-konforme Weg: Sie bewahren das Original UND zeichnen die Änderung auf UND erhalten eine frische Signatur auf der Änderung.

Die vollständige Aktionsverfügbarkeitsmatrix:

Status	Zurückziehen	Erneut senden	Felder bearbeiten	Ändern	Löschen
Entwurf	n/v	n/v	Alle Felder	n/v	Ja (Hard-Delete)
Gesendet	Ja (→ Zurückgezogen)	Ja (neue PIN)	Nein	Nein	Nein
Angesehen	Ja (→ Zurückgezogen)	Ja (neue PIN)	Nein	Nein	Nein
Unterzeichnet	Nein	Nein	Nein	Ja	Nein
Anzahlung bezahlt	Nein	Nein	Nein	Ja	Nein
In Arbeit	Nein	Nein	Nein	Ja (Δ_REFUND für Rückerstattung verwenden)	Nein — HTTP 409 `in_work_requires_amendment` (gemäß `[D-125]`)
Warte auf Schlussrechnung / Bezahlt / Abgeschlossen	Nein	Nein	Nein	Ja	Nein
Abgelehnt / Abgelaufen / Zurückgezogen	Nein	Nein	Nein (endgültig)	Nein	Nein

Troubleshooting

Keep reading

Lifecycle

Status: Sent — the proposal is in your client's inbox

You've clicked `Send`. The PDF is rendered, the email is on its way, the proposal number is assigned, and the audit trail starts here. Now you wait — until the client opens it (`Viewed`) or signs (`Signed`).

Lifecycle

Status: Viewed — your client has opened the link

The client clicked the email button, entered the PIN correctly, and saw the proposal. Status flips from `Sent` to `Viewed` automatically. From here, the next state is `Signed` (or `Declined`).

Lifecycle

Status: Signed — legally binding, audit trail captured

The client clicked Sign. Clozo collects an eIDAS-compliant evidence stack, generates the signed Service Agreement PDF, fires confirmation emails to both parties, and queues the deposit invoice. The proposal is now a contract.

Proposals & Invoices

Creating an amendment (the 4-step wizard)

The amendment wizard at `/proposals/{id}/amend` walks you through line items, reason, preview, and email — in that order. Five minutes for a simple change, ten minutes for a complex one. The client doesn't see anything until you click Send on Step 4.

Proposals & Invoices

When to use an amendment (vs a new proposal vs withdraw)

Three paths exist to change a deal: amend it, withdraw and resend, or start a new proposal. Pick the wrong one and you'll either break the audit trail or scare the client. Here's the decision tree.