Proposals & Invoices · Article 5.4
Quittungen (REC-) — Zahlungsbestätigung, einstufig oder aufgeteilt
Eine Quittung bestätigt, dass eine Zahlung tatsächlich eingegangen ist. Clozo stellt eine Quittung pro Zahlungsereignis aus: eine für die Anzahlung, eine für den Abschlusssaldo oder eine einzelne Quittung, wenn das Projekt zu 100% vorausbezahlt wurde.
Viele Freelancer verwechseln „Rechnung" und „Quittung" — es sind unterschiedliche Dokumente nach EU-Buchführungsregeln. Die Rechnung ist die Anforderung (und das MwSt.-Steuerereignis); die Quittung ist die Bestätigung, dass die Mittel tatsächlich eingegangen sind. Manche Kunden fordern beides; manche nur die Rechnung. Clozo stellt beides automatisch aus, damit Sie sich nie darum kümmern müssen.
Step by step
Kein manueller Schritt
: Quittungen werden automatisch bei jedem Zahlungsereignis ausgelöst.
Im Dokumenten-Dropdown überprüfen.
Ein REC-Eintrag erscheint innerhalb von ~5 Sekunden nach der Zahlungsbestätigung. Dateinamensmuster:
REC-2026-NNNN.pdf.E-Mail geht automatisch raus.
Sie und der Kunde erhalten jeweils eine „Zahlung eingegangen"-E-Mail mit der REC- angehängt.
An Ihren Buchhalter weiterleiten.
Viele Buchhalter möchten die REC- neben der Rechnung für die Ist-Buchführung. Der R2-Link ist stabil — teilen Sie ihn direkt oder laden Sie ihn herunter und leiten ihn weiter.
Jedes Zahlungsereignis erstellt ein Timeline-Ereignis mit einem REC-Link. Das Dokumenten-Dropdown zeigt REC-Anzahlung, REC-Abschluss und alle Erstattungs-REC-s. Ihr Posteingang erhält eine Kopie jeder „Zahlung eingegangen"-E-Mail, sodass Sie auch per E-Mail einen vollständigen Nachweis haben.
Why this works this way
Warum eine Quittung ein separates Dokument ist. Zwei Gründe:
1. Zeitliche Abgrenzung von Ist- vs. Soll-Buchführung. Die Rechnung erfasst das steuerpflichtige Ereignis (wann die MwSt. fällig wird); die Quittung erfasst die tatsächliche Geldbewegung. Für ein kleines Unternehmen mit Ist-Versteuerung (MwSt.-Ist-Besteuerung, in DE gemäß §20 UStG und ähnlichen Regeln anderswo verfügbar) treibt das Quittungsdatum — nicht das Rechnungsdatum — wann MwSt. meldepflichtig ist. Ohne separate Quittung müssten Sie das Geldbewegungsdatum aus Kontoauszügen herleiten. 2. Vollständigkeit des Prüfpfads. EU-Steuerprüfer erwarten für jede Zahlung sowohl eine Rechnung als auch eine Zahlungsbestätigung zu sehen. Die Quittung füllt diese Rolle; ohne sie fragt ein Prüfer Sie, Kontoauszüge als Nachweis herauszusuchen.
[D-083] Aufteilungs-Quittungs-Design. Gemäß dem Projektentscheidungsprotokoll [D-083] stellt Clozo aus:
- Für Anzahlungsprojekte (Anzahlungs-% > 0 und < 100%): eine REC- wenn die Anzahlung eingeht, eine zweite REC- wenn der Abschlusssaldo eingeht. Beide verweisen auf ihre entsprechenden Rechnungen (DEP- bzw. INV-). - Für 100%-Vorauszahlungsprojekte: eine REC- wenn die Anzahlung eingeht. Keine zweite Quittung, da kein Abschlusssaldo vorhanden. - Für 0%-Anzahlungsprojekte: eine REC- wenn der Abschlusssaldo eingeht. Keine Anzahlungsquittung, da keine Anzahlungsrechnung vorhanden. - Für Erstattungsabwicklungen: eine zusätzliche REC- wenn die Gutschrift abgewickelt wird (Stripe-Erstattung erfolgreich oder manuelle SEPA-Erstattung bestätigt). Diese Quittung bestätigt die Erstattungsbewegung, nicht die ursprüngliche Zahlung.
Was auf einer Clozo-REC- steht (verifiziert gegen apps/pdf/service.py:render_receipt_pdf):
1. Dokumentnummer (REC-2026-0042) und Ausstellungsdatum.
2. Stufenbezeichnung: „Anzahlungsquittung" / „Abschlussquittung" / „Gesamtzahlungsquittung" / „Erstattungsquittung" — nach Locale übersetzt.
3. Verweis auf die bestätigte Rechnung: „Diese Quittung bestätigt die Zahlung gegen DEP-2026-0042" (oder INV- oder CRN-).
4. Eingegangener Betrag (brutto), mit MwSt.-Aufschlüsselung bei mehreren Sätzen (selten; normalerweise ein Satz).
5. Zahlungsmethode (Stripe / SEPA / manuell / Erstattung).
6. Zahlungsdatum — wichtig für die Timing-Bestimmung bei der Ist-Versteuerung.
7. Stripe-Abbuchungs-ID oder SEPA-Referenz, wo zutreffend, für forensische Nachvollziehbarkeit.
Lokalisierte Kopfzeile:
- EN: „Receipt" - DE: „Quittung" (oder „Zahlungsbeleg") - NL: „Kwitantie" (oder „Betalingsbewijs") - FR: „Reçu" - ES: „Recibo" - PL: „Pokwitowanie"
Aufteilung nach MwSt.-Satz (Mehrklassen-Szenarien). Wenn eine einzelne Zahlung mehrere MwSt.-Sätze umfasst (selten bei Freelancern — würde nur mit dem manuellen Override-Mechanismus passieren), erzeugt render_receipt_pdf eine Quittung pro Satz gemäß [D-083]. Für 99% der Freelance-Arbeit ist dies unsichtbar — ein Satz, eine Quittung pro Zahlung.
Troubleshooting
Keep reading
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The deposit invoice (DEP-) — Anzahlungsrechnung, facture d'acompte
The deposit invoice is the legal artefact that records VAT liability on an advance payment. Under EU VAT Directive Art. 65, the deposit becomes chargeable the moment the client pays — the deposit invoice is what the law requires you issue.
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The final invoice (INV-) — Schlussrechnung, facture de solde
The final invoice closes the project. It states the full work value, then explicitly references the deposit invoice and **deducts both the deposit amount and the deposit VAT**, so you don't pay tax twice. This deduction is mandated by §14 UStG and parallel rules across the EU.
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Marking a payment as paid manually — for SEPA, cash, wire, anything outside Stripe
When a payment lands outside the auto-detected channels (SEPA bank transfer, cash, foreign wire), use `Mark as paid manually` to record it. Clozo creates the receipt, fires confirmation emails, and preserves the audit trail.
Lifecycle
Status: Deposit paid — work can start
The deposit landed (Stripe webhook or manual confirmation). Clozo flips the status, queues the deposit receipt PDF, and starts a behind-the-scenes job to pre-render the final invoice. You can begin the work.
Lifecycle
Status: Awaiting final payment, then Paid
You've issued the final invoice. The client now owes the remaining balance (full amount minus the deposit they already paid). When the money lands, status flips to `Paid` and the final receipt is generated.