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Proposals & Invoices · Article 5.9

Abrechenbare Stunden erfassen und per Klick in ein Angebot umwandeln

Zeit für ein Projekt erfassen, Einträge als abrechenbar oder nicht abrechenbar markieren und auf `Angebot aus Zeit erstellen` klicken, um erfasste Einträge zum Stundensatz des Kunden in Angebotspositionen umzuwandeln.

Die Zeiterfassung in Clozo ist bewusst minimal gehalten — wir sind kein Projektmanagement-Tool. Die Funktion existiert, weil EU-Freelancer häufig nach Stunden abrechnen und einen reibungsfreien Weg von „Ich habe gearbeitet" zu „Rechnung senden" benötigen. /zeiterfassung ist eine einzelne Seite mit einem Tages-Timer und einer Wochenzusammenfassung; sie erfasst nur, was für die Abrechnung benötigt wird.

Step by step

  1. Einen Zeiteintrag erfassen.

    Unter /zeiterfassung auf + Eintrag hinzufügen klicken. Kunden auswählen, Projektbeschreibung eingeben, Datum auswählen, Dauer in HH:MM eingeben (z. B. 2:30 für zweieinhalb Stunden), Abrechenbar ankreuzen, wenn es in eine Rechnung einfließt.

  2. Über die Woche oder den Monat wiederholen.

    Einträge erscheinen in einer Wochenliste; Sie können jeden Eintrag bearbeiten oder löschen.

  3. In ein Angebot umwandeln.

    Wenn Sie bereit sind abzurechnen, auf Angebot aus Zeit erstellen oben auf der Seite klicken. Den Kunden auswählen. Der Assistent öffnet sich mit vorausgefüllten Positionen.

  4. Nach Bedarf anpassen.

    Einträge mit ähnlichen Beschreibungen zusammenführen, Sätze pro Zeile bearbeiten für Mehrfach-Satz-Arbeit, Festpreis-Positionen für Nicht-Stunden-Arbeit hinzufügen (z. B. „Asset-Lizenzgebühr — 150 €").

  5. Das Angebot senden.

    Standard-Assistenten-Abschluss — Titel, Anzahlungs-%, Zahlungsbedingungen, Vorschau, senden.

Why this works this way

Datenmodell. Ein TimeEntry hat: Kunde, Projektbeschreibung, Datum, Dauer (Minuten), abrechenbares Flag (Standard: wahr), optionale Notiz. In v1 gibt es keinen Start/Stop-Timer — Sie erfassen Dauern nachträglich. Wir haben einen Live-Timer erwogen, aber die meisten Freelancer verwenden entweder ihre eigenen Tools (Toggl, Harvest) oder schätzen nachträglich; ein Live-Timer fügte UI-Komplexität für marginalen Mehrwert hinzu.

Konvertierungsmechanik. Wenn Sie auf Angebot aus Zeit erstellen klicken:

1. Clozo fragt alle billable=true-Zeiteinträge für den ausgewählten Kunden ab, gruppiert nach Projektbeschreibung. 2. Jede eindeutige Beschreibung wird zu einer stündlichen Position: description={Projektbeschreibung}, quantity={Gesamtstunden}, rate={client.default_hourly_rate}, type=hourly. 3. Der Angebots-Assistent öffnet sich bei Schritt 3 (Positionen), vorausgefüllt. Sie können Zeilen bearbeiten, zusammenführen oder aufteilen, bevor Sie senden. 4. Nicht abrechenbare Einträge sind nicht enthalten, verbleiben aber zur Referenz in Ihren Zeitaufzeichnungen.

Stundensatz-Priorität. Bei der Konvertierung wird zunächst der default_hourly_rate des Kunden verwendet. Falls dieser leer ist, wird auf den default_hourly_rate Ihres Profils zurückgegriffen. Falls dieser ebenfalls leer ist, wird 0 eingefügt und Sie müssen vor dem Senden bearbeiten. Für Mehrfach-Satz-Arbeit (unterschiedliche Sätze für verschiedene Fähigkeiten), die Positionen nach der Konvertierung einzeln bearbeiten.

Warum Einträge konvertiert und nicht „verknüpft" werden. Eine häufige Anfrage ist „Zeiteinträge mit den Positionen verknüpfen, damit ich von der Rechnung aus in die Tiefe gehen kann". Wir tun dies in v1 nicht, weil EU-Rechnungen zeitpunktbezogene Rechtsdokumente sind — die Rechnung sollte ohne Verweis auf einen Zeittracker lesbar sein, insbesondere für eine zukünftige Steuerprüfung 7 Jahre später. Die Konvertierung ist einseitig: Zeit → Positionen, kein Live-Link.

Troubleshooting

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Proposals & Invoices

Anatomy of a proposal

A Clozo proposal is a single legal document with seven moving parts: title, line items, deposit split, payment terms, language, dates, and the metadata that drives VAT and signatures.

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Adding a client: the four fields that matter

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