Proposals & Invoices · Article 5.6

E-Rechnungsformate: welches für welches Land und warum

EU-Mitgliedstaaten migrieren auf unterschiedlichen Zeitplänen zur verpflichtenden strukturierten E-Rechnung. Clozo unterstützt die sechs wichtigsten Formate – Peppol UBL, Factur-X, ZUGFeRD, FacturaE, KSeF, FatturaPA – und wählt das richtige automatisch anhand des Landes des Kunden aus.

„E-Rechnung" bedeutete früher „eine als PDF an eine E-Mail angehängte Rechnung". Nach der EU-Richtlinie 2014/55/EU (B2G-Mandat) und nationalen Gesetzen der einzelnen Mitgliedstaaten bedeutet es nun eine strukturierte maschinenlesbare Datei, die das empfangende System ohne OCR verarbeiten kann. Verschiedene Länder haben unterschiedliche Formate gewählt; die EU vereinheitlicht sie schrittweise über Peppol. Clozo unterstützt die wichtigsten Formate, damit Sie länderspezifisch konform sein können, ohne an Dateiformate denken zu müssen.

Step by step

Ihre Peppol-Teilnehmer-ID einrichten
(einmalig) unter /settings/payments → Peppol-Bereich → Registrieren. Passenden Identifikatorsschema wählen (typischerweise iso6523-actorid-upis::0007:{Ihre USt-IdNr.} für die meisten EU-Länder). Speichern.
Peppol-ID des Kunden hinzufügen
unter /clients/{id} → Peppol-Bereich. Wenn der Kunde sie nicht kennt, beim Buchhalter nachfragen.
Beim Herunterladen
im Format-Dropdown neben der Rechnung im Dokumente-Dropdown klicken. Das empfohlene Format für das Land des Kunden steht ganz oben.
Für automatisches Routing
(Italien SDI, Polen KSeF, Spanien B2G) übernimmt Clozo die Einreichung serverseitig, wenn Sie das richtige Format anklicken. Das Ergebnis (Bestätigung, Fehler) erscheint in der Angebots-Timeline.
Für direkte Peppol-Zustellung
reicht Clozo das UBL über Ihren Access-Point-Anbieter an das Peppol-Netzwerk ein; die Zustellung beim Access Point des Kunden dauert typischerweise 1–10 Minuten.

Format-Dropdown neben jeder Rechnung im Dokumente-Bereich. Timeline-Ereignisse für jeden Zustellungsversuch: „An KSeF übermittelt – Bestätigung 2026/07/15-1234", „Über Peppol gesendet – Nachrichten-ID abc123" usw.

Why this works this way

Die Formatlandschaft 2026:

Format	Land	Typ	Mandat
Peppol UBL	Pan-EU (B2G universell; B2B optional)	Strukturiertes XML über Peppol-Netzwerk	B2G in den meisten EU-Ländern Pflicht; B2B optional
Factur-X	Frankreich	Hybrid (PDF/A-3 + eingebettetes UBL-XML)	B2G Pflicht; B2B Pflicht ab Sept. 2026 (PDP-Routing)
ZUGFeRD	Deutschland	Hybrid (PDF/A-3 + eingebettetes XML)	B2G Pflicht seit 2020; B2B ab Jan. 2027
FacturaE	Spanien	XML signiert mit XAdES	B2G Pflicht; B2B Pflicht ab Ende 2026
KSeF	Polen	XML hochgeladen auf KSeF-Zentralportal	B2B Pflicht ab Juli 2026 (verschoben von Feb. 2026)
FatturaPA	Italien	XML geroutet über SDI	B2B + B2G Pflicht seit 2019

Peppol UBL – der universelle Austausch. Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) ist ein Netzwerk mit standardisierten XML-Formaten auf Basis von UBL (Universal Business Language). Jede EU-Behörde akzeptiert Peppol UBL für B2G-Rechnungen. Für B2B ist Peppol optional, aber für grenzüberschreitende Geschäfte zunehmend verbreitet. Clozo stellt Peppol UBL mit der Peppol-Teilnehmer-ID des Kunden aus (eine strukturierte Kennung wie iso6523-actorid-upis::0192:991825827 für Norwegen, 0007:5567321707 für Schweden usw.) – siehe Artikel 6.7 für die Netzwerkmechanik.

Factur-X / ZUGFeRD – der Hybrid-Trick. Sowohl Factur-X (Frankreich) als auch ZUGFeRD (Deutschland) sind technisch dasselbe Format (gemeinsamer deutsch-französischer Standard, ISO 19005-3 PDF/A-3 mit eingebettetem UBL/UN/CEFACT CII XML). Das PDF ist normal lesbar; das eingebettete XML wird vom empfangenden Buchhaltungssystem geparst. Kunden ohne maschinelle Verarbeitungskapazität sehen weiterhin eine normale PDF-Rechnung; Kunden mit Automatisierung greifen das XML ab und überspringen OCR. Diese duale Natur ist der Grund, warum sowohl DE als auch FR es übernommen haben – es überbrückt den Übergang von menschenlesbar zu maschinenlesbar.

FacturaE (Spanien). XML-Format signiert mit XAdES (XML Advanced Electronic Signature) unter Verwendung eines qualifizierten Zertifikats. Für B2G erforderlich und für B2B eingeführt. Clozo signiert das XML serverseitig mit einem in HSM-gesichertem Speicher gehaltenen Zertifikat. Das signierte XML wird für B2G über das spanische öffentliche FACe-Portal geliefert; für B2B zunehmend über Peppol.

KSeF (Polen). Krajowy System e-Faktur – Polens zentrales E-Rechnungssystem. Rechnungen werden in einem spezifischen XML-Schema (FA(2), die zweite Schemaversion) an KSeF übermittelt. KSeF gibt eine Bestätigungsnummer zurück, die das rechtliche „Ausstellungsdatum" der Rechnung wird. Pflicht für B2B ab Juli 2026 (von früheren Terminen aufgrund von Systemreifeproblemen verschoben). Die E-Rechnungsanwendung von Clozo (backend/apps/einvoicing/) handhabt den Upload + den Empfang von Bestätigungsnummern; der Kunde lädt dasselbe XML separat herunter oder erhält die Bestätigungsreferenz über Peppol.

FatturaPA (Italien). Fattura Elettronica – Italiens verpflichtiges strukturiertes XML-Format, geroutet über den SDI (Sistema di Interscambio) Zentralaustausch. Seit 2019 für B2B und B2G Pflicht. Clozo generiert das FatturaPA-XML, signiert es mit XAdES, wenn Ihr Unternehmen ein „soggetto IVA mit Intermediärsstatus" ist, und übermittelt es an SDI. SDI routet es an den Empfänger und gibt Erfolgs-/Fehlercodes zurück.

Wie Clozo das Format wählt. Wenn Sie eine Rechnung generieren, bietet das Dokumente-Dropdown eine Herunterladen als…-Auswahl mit diesen Optionen, die je nach Land des Kunden sichtbar sind:

- Kunde in DE → PDF (Standard), Factur-X, ZUGFeRD, Peppol UBL. - Kunde in FR → PDF, Factur-X, Peppol UBL. - Kunde in IT → PDF, FatturaPA, Peppol UBL. (Hinweis: für italienische B2B-Kunden ist FatturaPA über SDI Pflicht; PDF allein genügt nicht.) - Kunde in PL → PDF, KSeF-XML, Peppol UBL. (Ab Juli 2026 ist die KSeF-Einreichung über das Zentralportal für B2B Pflicht.) - Kunde in ES → PDF, FacturaE, Peppol UBL. - Andere EU → PDF, Peppol UBL. - Nicht-EU → Nur PDF.

Die Formatsempfehlung ist in der Dropdown-Reihenfolge – die erste Option ist die empfohlene für das Land des Kunden. Sie können übersteuern und nur PDF wählen, wenn Sie PDF-Lieferung mit dem jeweiligen Kunden vereinbart haben.

Peppol-Teilnehmer-ID-Anforderung. Um über Peppol zu senden, benötigen beide Parteien eine Peppol-ID. Sie können eine über die Einstellungen von Clozo registrieren (einmalig, ca. 5 Minuten); der Kunde benötigt seine eigene (sein Buchhalter oder ERP-Anbieter hat sie in der Regel). Ohne die Peppol-ID des Kunden schlägt die Peppol-Weiterleitung fehl – auf PDF + E-Mail zurückfallen.

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The final invoice closes the project. It states the full work value, then explicitly references the deposit invoice and **deducts both the deposit amount and the deposit VAT**, so you don't pay tax twice. This deduction is mandated by §14 UStG and parallel rules across the EU.