Proposals & Invoices · Article 5.3
Anzahlungsaufteilung: 0 %, 25 %, 50 %, 100 % – und wann welche Variante
Der Anzahlungsprozentsatz entscheidet, wie der Bruttogesamtbetrag auf zwei Zahlungen aufgeteilt wird: eine vorausbezahlte Anzahlungsrechnung (Anzahlungsrechnung) und eine Schlussrechnung, die das Projekt abschließt.
Die Anzahlungsentscheidung ist halb Verhandlung, halb Liquiditätsplanung. Die richtige Antwort hängt von der Projektlänge, der Zuverlässigkeit des Kunden und den von Ihnen getragenen Kosten für laufende Arbeiten ab. Clozo bietet vier Standardoptionen an, da feinere Abstufungen Ketten kleiner Rechnungen erzeugen, die mehr in der Verwaltung kosten, als sie einbringen.
Step by step
Prozentsatz wählen.
Schritt 4 des Assistenten bietet vier Optionsfelder: 0 %, 25 %, 50 %, 100 %. Wählen Sie eines basierend auf den obigen Überlegungen.
Anzahlungsfälligkeitsdatum festlegen.
Eine Datumsauswahl – standardmäßig heute (Unterzeichnungsdatum), kann aber nach hinten verschoben werden. Der Kunde sieht dies auf der Anzahlungsrechnung als „Fälligkeitsdatum".
Abschließende Zahlungsbedingungen festlegen.
Netto 7 / 14 / 30 – gilt für die Schlussrechnung, die ausgestellt wird, wenn Sie das Projekt als abgeschlossen markieren. Gilt nicht, wenn Sie 100 % Vorauszahlung gewählt haben.
In der Vorschau bestätigen.
Schritt 5 des Assistenten zeigt die Anzahlungs- und Schlussbeträge. Prüfen Sie die Rechnung: Anzahlung + Schluss sollte dem Gesamtbetrag brutto entsprechen, in derselben Währung.
Why this works this way
0 % Anzahlung bedeutet, dass der gesamte Betrag zu einer einzigen Schlussrechnung wird, die ausgestellt wird, wenn Sie das Projekt als abgeschlossen markieren. Verwenden Sie diese Option nur bei Kunden, mit denen Sie bereits zusammengearbeitet haben, oder für kurze Aufträge mit geringem Risiko (z. B. ein eintägiger Workshop). Bei neuen Kunden ist eine 0 %-Anzahlung der häufigste Grund, warum ein Freiberufler monatelang eine Zahlung nachverfolgen muss – und in manchen EU-Ländern müssen Sie sogar eine Kleinstforderungsklage über Ländergrenzen hinweg einreichen, was langsam und aufwändig ist.
25 %/50 %-Aufteilungen sind der branchenübliche Standard für Freiberufler in der EU. Die Mechanik lautet: Sie unterzeichnen, die Anzahlungsrechnung geht innerhalb von Sekunden raus, der Kunde zahlt, Sie beginnen mit der Arbeit; wenn die Arbeit erledigt ist, stellen Sie die Schlussrechnung für den Restbetrag aus, und diese Schlussrechnung verweist ausdrücklich auf die Anzahlungsrechnung und zieht sowohl den Anzahlungsbetrag als auch die Anzahlungs-MwSt. ab (dies ist die §14 UStG-Regel für die „Schlussrechnung" – Artikel 6.3 beschreibt die genaue Mechanik).
100 % Vorauszahlung bedeutet, dass der gesamte Bruttobetrag auf der Anzahlungsrechnung steht. Clozo bezeichnet dies dennoch als „Anzahlung" und nicht als „Vollrechnung", weil die Empfangs- und Dokumentenkette einfacher ist, wenn jedes Angebot denselben DEP-dann-(ggf.)-INV-Pfad durchläuft. Das PDF liest sich für den Kunden wie eine abschließende Rechnung (Rechnung / facture / factuur); nur das Dokumentnummernpräfix unterscheidet sich (DEP- statt INV-). Nach der Zahlung wird keine weitere Rechnung ausgestellt – das Projekt schließt bei Fertigstellung.
Das Anzahlungsfälligkeitsdatum ist unabhängig vom Projektbeginn. Sie können für den Unterzeichnungstag eine Anzahlung anfordern, mit einem Projektbeginn zwei Wochen später. Viele Freiberufler setzen das Anzahlungsfälligkeitsdatum auf „bei Eingang" (d. h. Unterzeichnungstag), was der CTA der E-Mail ohnehin impliziert.
Warum die Aufteilung nach der Unterzeichnung gesperrt ist: Sobald der Kunde unterzeichnet, sind der Anzahlungsbetrag und die MwSt. in die Anzahlungsrechnung (DEP-) eingebrannt, die gemäß EU-Recht nicht stillschweigend umgeschrieben werden kann. Wenn Sie sie danach wirklich ändern müssen, ist der einzig legitime Weg ein Nachtrag (Abschnitt 7) – dieser erstellt ein Anzahlungskorrekturdokument (DCR-), das auf die ursprüngliche DEP- verweist und sie entweder aufstockt oder teilweise erstattet.
Troubleshooting
Keep reading
Proposals & Invoices
Anatomy of a proposal
A Clozo proposal is a single legal document with seven moving parts: title, line items, deposit split, payment terms, language, dates, and the metadata that drives VAT and signatures.
Proposals & Invoices
The final invoice (INV-) — Schlussrechnung, facture de solde
The final invoice closes the project. It states the full work value, then explicitly references the deposit invoice and **deducts both the deposit amount and the deposit VAT**, so you don't pay tax twice. This deduction is mandated by §14 UStG and parallel rules across the EU.
Proposals & Invoices
The deposit invoice (DEP-) — Anzahlungsrechnung, facture d'acompte
The deposit invoice is the legal artefact that records VAT liability on an advance payment. Under EU VAT Directive Art. 65, the deposit becomes chargeable the moment the client pays — the deposit invoice is what the law requires you issue.
Proposals & Invoices
Creating an amendment (the 4-step wizard)
The amendment wizard at `/proposals/{id}/amend` walks you through line items, reason, preview, and email — in that order. Five minutes for a simple change, ten minutes for a complex one. The client doesn't see anything until you click Send on Step 4.