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Proposals & Invoices · Article 5.8

Eine Zahlung manuell als bezahlt markieren — für SEPA, Bargeld, Überweisung und alles außerhalb von Stripe

Wenn eine Zahlung außerhalb der automatisch erkannten Kanäle eingeht (SEPA-Banküberweisung, Bargeld, Auslandsüberweisung), verwenden Sie `Manuell als bezahlt markieren`, um sie zu erfassen. Clozo erstellt die Quittung, versendet Bestätigungs-E-Mails und bewahrt den Prüfpfad.

Stripe-Zahlungen bestätigen sich per Webhook in etwa 2 Sekunden selbst. Alles andere — SEPA-Banküberweisung, Bargeld, Auslandsüberweisungen, sogar Revolut/Wise-Überweisungen aus dem Ausland — muss manuell markiert werden, weil Clozo Ihr Bankkonto nicht direkt einsehen kann (vorerst — die PSD2-AISP-Integration ist auf der Roadmap). Das manuelle Als-bezahlt-markieren ist eine 30-Sekunden-Aktion, die den Kreis schließt.

Step by step

  1. Mittel auf Ihrem Bankkonto bestätigen.

    Öffnen Sie Ihre Banking-App, finden Sie die eingehende Überweisung und notieren Sie Betrag, Datum und Referenz.

  2. Das Angebot in Clozo öffnen.

    Navigieren Sie zur Angebotsdetailseite.

  3. Klicken Sie auf Aktionen → Anzahlung manuell als bezahlt markieren

    (oder Abschlusszahlung als eingegangen markieren für den Restbetrag).

  4. Das Modal ausfüllen

    : Methode, Datum, Referenz, Betrag (standardmäßig der Rechnungsbetrag).

  5. Auf Bestätigen klicken.

    Status wechselt, Quittung wird ausgelöst, E-Mail geht automatisch raus. Die Timeline erfasst die manuelle Markierung mit Ihrer Benutzer-ID und dem Zeitstempel.

Aktionsschaltfläche auf der Angebotsdetailseite; Modal für die manuelle Markierung; Timeline-Ereignis nach dem Speichern; Quittungs-PDF in Dokumenten innerhalb von ca. 5 Sekunden; Kopie der Bestätigungs-E-Mail in Ihrem Posteingang.

Why this works this way

Warum ein manueller Schritt existiert. Bei Online-Zahlungen (Stripe) teilt das Gateway Clozo per signiertem Webhook mit, dass eine Zahlung erfolgreich war, und Clozo kann darauf deterministisch reagieren. Bei Banküberweisungen bräuchte Clozo Zugang zu Ihrem Bankkonto über Open Banking (PSD2 AISP), um eingehende Überweisungen zu erkennen — das ist eine separate Integration mit bankspezifischen Kosten und einem Zustimmungsmodell, die wir noch nicht ausgeliefert haben. Bis dahin bestätigen Sie die Zahlung, wenn Sie sie in Ihrer Banking-App sehen.

Was die manuelle Markierung erfasst:

- Zahlungsmethode (Auswahl): Banküberweisung (SEPA), Banküberweisung (international), Bargeld, Scheck, Sonstiges. - Eingangsdatum: wann die Mittel auf Ihrem Konto gutgeschrieben wurden (nicht unbedingt heute). - Referenznotiz: Freitext — typischerweise der Kontoauszugstext oder eine Bestätigungsreferenz. Nützlich für den Prüfpfad. - Betrag: standardmäßig der Rechnungsbetrag. Überschreiben, wenn der Kunde einen anderen Betrag bezahlt hat (selten; meistens ein Gebührenabzug durch die sendende Bank). - Benutzer-ID: Ihr Benutzer, serverseitig erfasst, nicht bearbeitbar. - Zeitstempel: Serverzeit zum Zeitpunkt der Markierung, nicht bearbeitbar.

Diese Kombination bildet eine vollständige Prüfzeile: wer markiert hat, wann, gegen welche Rechnung und mit welcher Beweisreferenz. Die Quittungs-PDF wird aus dieser Zeile generiert.

Inhalt des Prüfpfads (sichtbar in der Timeline):

`` 2026-05-08 14:22 UTC — Anzahlung manuell als bezahlt markiert Methode: Banküberweisung (SEPA) Betrag: €476,00 Eingangsdatum: 2026-05-07 Referenz: „Eingang von Müller GmbH, Ref PRO-2026-0042-DEP" Markiert von: andreidiachenko@example.com ``

Die Bargeld- und Scheckfälle. Einige EU-Länder (DE, AT, IT, ES) sehen noch immer eine beachtliche Anzahl von Bargeld- und Scheckzahlungen für kleine Aufträge. Diese manuell zu markieren ist vollständig legitim; die Quittung bestätigt den Eingang der Mittel. Für steuerliche Verteidigungszwecke legen Sie ein Foto des Schecks oder eine unterschriebene Bargeldquittung als ergänzende Datei bei (außerhalb des Umfangs von v1; bewahren Sie es vorerst in Ihren eigenen Unterlagen auf und referenzieren Sie es im manuellen Notizfeld).

Teilzahlungen. Wenn der Kunde nur einen Teil der Rechnung bezahlt hat (z. B. €300 von €476), geben Sie den Teilbetrag ein. Der Angebotsstatus verbleibt beim Status vor der Zahlung (z. B. weiterhin Unterzeichnet, nicht Anzahlung bezahlt), da die Anzahlung nicht vollständig gedeckt ist. Wenn der Rest eingeht, markieren Sie erneut mit dem verbleibenden Betrag; die zweite Markierung schließt die Rechnung ab und löst den Statuswechsel aus.

Troubleshooting

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Lifecycle

Status: Deposit paid — work can start

The deposit landed (Stripe webhook or manual confirmation). Clozo flips the status, queues the deposit receipt PDF, and starts a behind-the-scenes job to pre-render the final invoice. You can begin the work.

Lifecycle

Status: Awaiting final payment, then Paid

You've issued the final invoice. The client now owes the remaining balance (full amount minus the deposit they already paid). When the money lands, status flips to `Paid` and the final receipt is generated.

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Receipts (REC-) — payment confirmation, single-stage vs split

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SEPA bank transfer with EPC QR — when offered, how it works, what to put on the invoice

Every Clozo invoice includes IBAN, BIC, and an EPC-format QR code that any modern EU banking app scans into a pre-filled SEPA transfer. Works with or without Stripe enabled.

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