Skip to main content
Gratis starten

Proposals & Invoices · Article 5.9

Waarom een ondertekend addendum twee nieuwe documenten genereert (Storno + nieuwe factuur)

Elk ondertekend addendum dat de financiële kant van het contract raakt, genereert minimaal twee nieuwe documenten: een Stornorechnung (annuleringsfactuur) voor de oude eindfactuur, en een nieuwe actieve eindfactuur met herziene bedragen. Dit is vereist door GoBD §147 AO en parallelle EU-regels — nooit een willekeurige keuze van Clozo.

De Europese factureringswetgeving beschouwt uitgestelde facturen als juridische documenten die niet bewerkt of verwijderd kunnen worden — ze kunnen alleen worden geannuleerd (met een Stornorechnung) en vervangen (door een nieuwe factuur). Dit wordt afgedwongen onder GoBD §147 AO in Duitsland (10 jaar bewaarplicht met onveranderlijkheid), met parallelle regels in de EU: BTW Art. 35a (Nederland), CGI Art. 289 (Frankrijk), Art. 6 Reglamento de Facturación (Spanje), Ustawa VAT Art. 106 (Polen). Wanneer een addendum de financiële omvang wijzigt, zorgt Clozo automatisch voor het correcte papiertraject — maar het is nuttig om te begrijpen wat er wordt aangemaakt en waarom, want uw accountant zal het zien.

Step by step

  1. Ondertekeningsgebeurtenis activeert de pipeline.

    Klant klikt op Ondertekenen op de addendumpagina; de backend legt de eIDAS-bewijsstapel vast en voert process_amendment_signed uit in dezelfde DB-transactie.

  2. Documenten verschijnen in de dropdown binnen ~30 seconden.

    PDF-generatie is asynchroon via Celery, maar rijen worden onmiddellijk opgeslagen. Ververs de offertepagina als u ze niet ziet — Gotenberg kan traag zijn.

  3. Oude factuurij krijgt een badge 'Vervangen'.

    De documentendropdown toont de oude eindfactuur met een label 'Vervangen door INV-NNNN-v2' en een link naar de Stornorechnung.

  4. Nieuwe factuur wordt actief.

    Draagt een v2-suffix op display_number als het de tweede iteratie is. De actieve rij is wat verschijnt op de offertebanner ("Wacht op betaling van INV-NNNN-v2: €X").

  5. Δ_REFUND-takken tonen terugbetalingstijdlijn.

    Een nieuwe banner "Terugbetaling in behandeling" verschijnt met het creditnotanummer, verwachte timing en een knop "Status controleren" (artikel 8.7).

De documentendropdown reorganiseert zich om de nieuwe actieve factuur prominent te tonen en de oude als vervangen. De sectie Addenda krijgt een nieuwe invoer. Bij Δ_REFUND schakelt de offertebanner van "Betaald" naar "Terugbetaling in behandeling" totdat het geldgedeelte is afgerond.

Why this works this way

De post-sign pipeline (process_amendment_signed in backend/apps/proposals/amendment_postsign.py) wordt uitgevoerd binnen één DB-transactie op het moment dat de klant ondertekent:

1. Storneer de vorige actieve eindfactuur. Als er al een eindfactuur was uitgesteld (Window B), wordt deze omgezet naar status=superseded, superseded_by verwijst naar de nieuwe factuur, void_reason registreert "Nietig door addendum {amendment_number}", en er wordt een StornoInvoice-rij aangemaakt met het taalspecifieke documenttype (Stornorechnung in het Duits, Annulation in het Frans, Rectificativa in het Spaans, Creditfactuur in het Nederlands, Korekta in het Pools, algemeen Cancellation in het Engels).

2. Activeer de nieuwe eindfactuur. De voorbeeldfactuur die de wizard heeft aangemaakt (in status=cancelled-toestand tijdens de conceptfase) wordt herberekend op basis van de nieuwste addendumnummers en omgezet naar status=active. Het draagt een nieuw volgnummer uit uw jaarteller (INV-2026-NNNN) en een revisiesuffix in display_number (bijv. INV-2026-0042-v2). Beide nummers blijven voor altijd in uw auditlog staan.

3. Alleen Δ_REFUND — DepositInvoiceCorrection (Berichtigung). Bij Δ_REFUND-takken wordt een derde document aangemaakt dat de oorspronkelijke voorschotfactuur (Anzahlungsrechnung) formeel corrigeert. Het type is partial_refund als het nieuwe totaal positief maar kleiner is dan deposit_paid; full_cancellation als het nieuwe totaal nul is. Dit document is het juridische mechanisme onder §17 UStG (Duitsland), Art. 90 EU BTW-richtlijn (algemeen) en nationale equivalenten — zonder dit blijft de BTW-regel van de voorschotfactuur op het oorspronkelijke bedrag in uw boeken staan en zal de Belastingdienst de terugbetaling niet accepteren.

4. Alleen Δ_REFUND — CreditNote (Gutschrift / facture d'avoir / nota de crédito). Een vierde document, de eigenlijke creditnota die de klant ontvangt ter aankondiging van de terugbetaling. Het verwijst naar het oorspronkelijke voorschotfactuurnummer (DEP-2026-NNNN) en de datum van de voorschotfactuur conform Art. 219 EU BTW-richtlijn (kruisverwijzingen tussen correcties en originals zijn verplicht).

5. Stripe-terugbetaling gestart. Als het oorspronkelijke voorschot via Stripe is betaald (Direct Charge op de verbonden rekening van de freelancer), wordt _trigger_stripe_refund aangeroepen met het brutobedrag van de creditnota. De creditnota gaat naar refund_status=requested. Bevestiging via webhook zet dit om naar succeeded (of failed); zie Sectie 8 voor de terugbetalingslevenscyclus in detail.

De juridische artefacten worden opgeslagen vóór het geldgedeelte wordt uitgevoerd. Als Stripe niet bereikbaar is, zijn de documenten nog steeds correct — alleen het geld staat op pauze, en u kunt het opnieuw proberen vanuit de creditnotarij (artikel 8.8).

Troubleshooting

Keep reading

Proposals & Invoices

The 4 delta branches: Δ+, Δ−, Δ=0, Δ_REFUND

Every signed amendment falls into one of four branches based on (a) the sign of the cost change and (b) whether the proposal was already paid. Each branch fires a different document chain. This is the central conceptual map for the entire amendment system.

Refunds & Notifications

When refunds happen: the Δ_REFUND amendment branches

A refund in Clozo is always tied to a Δ_REFUND amendment branch — partial (revised total smaller than deposit paid) or full (revised total at zero). The amendment is the legal trigger; the refund is the cash consequence.

Refunds & Notifications

Storno vs Berichtigung vs Gutschrift: three documents, three jobs

Three German VAT documents commonly confused with each other, each with a specific legal job and a specific moment when Clozo issues it. EU equivalents have similar names and identical purposes. Mixing them up is a frequent topic in support tickets — and a frequent cause of accountant pushback.

Refunds & Notifications

The Credit Notes page

A first-class section in the freelancer dashboard that lists every credit note across all your proposals, with status, refund amount, linked proposal, and action buttons. Use this when you want to manage refunds without drilling into each proposal individually.

Waarom een ondertekend addendum twee nieuwe documenten genereert (Storno + nieuwe factuur) · Help · Clozo