Proposals & Invoices Β· Article 5.2
De voorschotfactuur (DEP-) β Anzahlungsrechnung, facture d'acompte
De voorschotfactuur is het juridische artefact dat de BTW-verplichting op een vooruitbetaling vastlegt. Onder EU BTW-richtlijn Art. 65 wordt het voorschot belastbaar op het moment dat de klant betaalt β de voorschotfactuur is wat de wet vereist dat u uitgeeft.
De voorschotfactuur is het meest onbegrepen document in EU-freelancefacturering. Het doel is niet om "om geld te vragen" β dat is slechts het bijeffect van het betalingsverzoek. Het juridische doel is het vastleggen van een BTW-belastbaar feit onder Art. 65 van de EU BTW-richtlijn: wanneer een vooruitbetaling wordt gedaan, is de leverancier onmiddellijk BTW verschuldigd. De factuur is het artefact dat belastingautoriteiten verwachten te zien in uw boeken.
Step by step
De trigger is automatisch.
De DEP wordt verstuurd op het moment dat de klant ondertekent. Geen handmatige stap.
Verifieer in de documentendropdown.
Binnen ~5 seconden na ondertekening verschijnt de DEP onder "Voorschotfactuur" met downloadlink.
Bevestig dat de e-mail is verstuurd.
De e-mail na ondertekening aan de klant bevat de DEP als bijlage, plus de SEPA QR + (als Stripe ingeschakeld) een knop "Betaal β¬X nu".
Markeer als betaald wanneer de betaling binnenkomt.
Stripe-webhook activeert automatisch (~2 sec na de afschrijving). Klik voor SEPA op
Voorschot handmatig als betaald markerenzodra u de inkomende overboeking ziet in uw bankapp.Bon activeert automatisch.
Een REC-document wordt gegenereerd en e-mailed aan beide partijen bij de gebeurtenis voorschot-betaald.
Why this works this way
EU BTW-richtlijn Art. 65 (belastbaar feit bij vooruitbetaling):
> "Wanneer betalingen vooraf worden gedaan voordat de goederen of diensten worden geleverd, wordt de BTW verschuldigd op het tijdstip van ontvangst van de betaling, op het ontvangen bedrag."
Dus als een klant een voorschot van β¬500 betaalt op een project van β¬2.000, bent u nu BTW verschuldigd over β¬500, ook al is het project nog niet geleverd. De voorschotfactuur legt dit vast. Nationale implementaties:
- Duitsland: Β§14 UStG definieert de Anzahlungsrechnung; Β§13 UStG stelt het tijdstip van belastbaarheid in. - Nederland: BTW Art. 35a (uitgevingsregels), Art. 13 (belastbaarheid). - Frankrijk: CGI Art. 271-II (aftrekbaarheid op basis van de facture d'acompte). - Spanje: Ley 37/1992 Art. 75 (belastbaarheid bij voorschot). - ItaliΓ«: DPR 633/1972 Art. 6 (fattura di acconto).
Wat er op een Clozo DEP- staat (geverifieerd tegen `apps/pdf/service.py:render_deposit_invoice_pdf`):
1. Documentnummer (DEP-2026-0042) en uitgiftedatum.
2. Uw bedrijfsidentiteit: naam, adres, BTW-nummer (of regeling-noot).
3. Factuurgegevens van de klant: naam, adres, BTW-nummer als B2B.
4. Beschrijving: gelokaliseerd "Voorschotfactuur voor offerte PRO-2026-0042 β [offerte-titel]".
5. Bedrag netto + BTW-bedrag + bedrag bruto (in de valuta vergrendeld op het moment van verzending van de offerte).
6. Het toepasselijke BTW-tarief en de regel (bijv. "21% (binnenlands)", of "0% (verlegging β BTW te voldoen door de ontvanger)").
7. Betalingsvoorwaarden: vervaldatum voorschot, IBAN, BIC, naam begunstigde, gestructureerde referentie PRO-2026-0042-DEP, en de EPC QR-code.
8. Verwijzing naar de bovenliggende offerte: "Deze voorschotfactuur voldoet 25% van Offerte PRO-2026-0042 gedateerd 2026-04-15".
9. Vereiste Art. 226-velden (opeenvolgend nummer, uitgiftedatum, identiteiten leverancier en klant, BTW-identificatienummer, beschrijving, belastbaar bedrag, tarief, BTW-bedrag).
Gelokaliseerde koptekst (apps/pdf/service.py Jinja2-sjablonen):
- EN: "Deposit invoice" - DE: "Anzahlungsrechnung" - NL: "Voorschotfactuur" - FR: "Facture d'acompte" - ES: "Factura de anticipo" - PL: "Faktura zaliczkowa"
Geval verlegging (B2B intra-EU): als de klant in een ander EU-lidstaat is met een geldig BTW-nummer (gevalideerd via VIES), wordt de DEP uitgegeven op 0% BTW met de juridische noot: "Verlegging β BTW te voldoen door de ontvanger (EU BTW-richtlijn Art. 196)" β vertaald per taal. De klant beoordeelt BTW zelf in zijn eigen land. U rapporteert de levering op uw ICP-opgaaf (Zusammenfassende Meldung in DE, ICP-opgaaf in NL, DES in FR).
Troubleshooting
Keep reading
Proposals & Invoices
The final invoice (INV-) β Schlussrechnung, facture de solde
The final invoice closes the project. It states the full work value, then explicitly references the deposit invoice and **deducts both the deposit amount and the deposit VAT**, so you don't pay tax twice. This deduction is mandated by Β§14 UStG and parallel rules across the EU.
Lifecycle
Status: Deposit paid β work can start
The deposit landed (Stripe webhook or manual confirmation). Clozo flips the status, queues the deposit receipt PDF, and starts a behind-the-scenes job to pre-render the final invoice. You can begin the work.
Refunds & Notifications
EU invoice compliance β Art. 226 mandatory fields, sequence numbering, retention
Every invoice Clozo issues complies with EU VAT Directive Art. 226: 14 mandatory fields, sequential numbering with no gaps, immutability after issue, and 10-year retention.
Proposals & Invoices
Invoice numbering β sequential per year per type, atomic, no gaps
Every invoice gets a sequential number from an atomic counter scoped per freelancer per year per document type. No gaps allowed under EU VAT Directive Art. 226(2); enforced by a row-level database lock so concurrent operations cannot collide.
Proposals & Invoices
Marking a payment as paid manually β for SEPA, cash, wire, anything outside Stripe
When a payment lands outside the auto-detected channels (SEPA bank transfer, cash, foreign wire), use `Mark as paid manually` to record it. Clozo creates the receipt, fires confirmation emails, and preserves the audit trail.