Proposals & Invoices · Article 5.1

Wanneer een addendum te gebruiken (vs een nieuwe offerte vs intrekken)

Er bestaan drie manieren om een deal te wijzigen: een addendum opstellen, intrekken en opnieuw verzenden, of een nieuwe offerte starten. Kies de verkeerde en u verbreekt ofwel het audittraject of schrikt de klant af. Hier is de beslissingsboom.

Addenda zijn ontworpen voor het moment waarop een contract dat u al heeft ondertekend moet worden gewijzigd. De klant heeft een functie toegevoegd, een op te leveren resultaat verwijderd, om korting gevraagd, of u heeft ontdekt dat de oorspronkelijke offerte verkeerd was nadat u het werk had gestart. Zonder addenda zijn uw enige juridische opties een nieuw contract opstarten of ruziemaken over het oude — beide onhandig. Met addenda produceert u een nieuw ondertekend document dat het origineel vervangt, er expliciet naar verwijst, en automatisch de juiste factuur of terugbetaling activeert.

Step by step

Controleer de huidige status.
Via /proposals/{id} kijkt u naar de badge. Concept of Verzonden (nog niet ondertekend) → gebruik Intrekken en bewerken. Ondertekend, Aanbetaling betaald, In uitvoering, Wachten op eindafrekening, Betaald, Voltooid → gebruik Scopewijziging voorstellen (addendum).
Bevestig dat de wijziging voor dit contract geldt, niet voor een nieuw.
Vuistregel: als de regelitems nog steeds hetzelfde project voor dezelfde klant beschrijven, maak een addendum. Als het een afzonderlijke scope is (nieuw project, vervolgwerk), maak een nieuwe offerte — gemakkelijker financieel bij te houden en juridisch schoner.
Zorg dat er geen conceptaddendum al bestaat.
Slechts één open addendum per offerte tegelijk. Als een eerder concept rondslingert (u bent er een begonnen maar nooit verstuurd), zal de wizard het hervatten in plaats van een duplicaat aan te maken.
Open /proposals/{id}/amend.
Klik in het Acties-paneel op Scopewijziging voorstellen. De wizard neemt het van daar over — zie artikel 7.3.

Op elke offerte in de staat Ondertekend of later toont het Acties-paneel Scopewijziging voorstellen. Als er al een conceptaddendum in uitvoering is, leest dezelfde knop Conceptaddendum voortzetten. Intrekken is alleen aanwezig in de staten Verzonden / Bekeken; zodra ondertekend, verdwijnt het (u kunt een ondertekend contract niet ongedaan maken).

Why this works this way

De reden dat dit juridisch belangrijk is: een EU-factuur is een permanent juridisch record. U kunt die niet verwijderen, bewerken of stilletjes vervangen op grond van §14 UStG (Duitsland), CGI Art. 289 (Frankrijk), Art. 6 Reglamento de Facturación (Spanje) of BTW Art. 35 (Nederland). Wanneer het contract wijzigt, moeten de documenten die wijziging weerspiegelen in een papieren spoor dat elke belastinginspecteur kan volgen: oorspronkelijke factuur → annuleringsfactuur (Stornorechnung) → nieuwe factuur. De addendumstroom van Clozo produceert precies dat spoor. Een aanpak van "ik bewerk gewoon de factuur" zou uw boeken in alle EU-jurisdicties ongeldig maken.

Het pad van "intrekken en opnieuw verzenden" is alleen open totdat de klant ondertekent. Eenmaal ondertekend is de offerte een contract; u kunt niet meer doen alsof het nooit heeft bestaan. Een addendum is de enige legitieme weg vooruit.

Troubleshooting

Keep reading

Proposals & Invoices

The 4 delta branches: Δ+, Δ−, Δ=0, Δ_REFUND

Every signed amendment falls into one of four branches based on (a) the sign of the cost change and (b) whether the proposal was already paid. Each branch fires a different document chain. This is the central conceptual map for the entire amendment system.

Proposals & Invoices

Creating an amendment (the 4-step wizard)

The amendment wizard at `/proposals/{id}/amend` walks you through line items, reason, preview, and email — in that order. Five minutes for a simple change, ten minutes for a complex one. The client doesn't see anything until you click Send on Step 4.

Lifecycle

Status: Sent — the proposal is in your client's inbox

You've clicked `Send`. The PDF is rendered, the email is on its way, the proposal number is assigned, and the audit trail starts here. Now you wait — until the client opens it (`Viewed`) or signs (`Signed`).