Sjablonen en terugkerende offertes — automatiseer het repetitieve werk

Sjablonen worden opgeslagen onder uw account, niet per klant. Een sjabloon legt de vorm van de offerte vast: regelitems (beschrijving, aantal, tarief, type), standaard betalingsvoorwaarden, standaard aanbetalingspercentage, standaard taal, standaard valuta. Het legt niet de klant vast (aan wie u het adresseert wordt elke keer opnieuw beslist) of datums (start/einde zijn projectspecifiek). Wanneer u een offerte start vanuit een sjabloon via het dropdown-menu Start vanuit sjabloon in stap 1 van de wizard, worden alle vastgelegde velden automatisch ingevuld; u kiest de klant en past datums aan en klikt door om te verzenden.

Terugkerende schema's zijn een laag bovenop sjablonen. Een terugkerend schema heeft: een doelklant, een sjabloon om te gebruiken, een ritme (wekelijks, tweewekelijks, maandelijks, kwartaalsgewijs, aangepast interval in dagen), een schakelaar actief, en een optionele vlag auto_verzenden. De Celery-planner draait dagelijks om 09:00 UTC; voor elk actief schema waarvan next_run_at <= nu is, maakt het een nieuwe offerte op basis van het sjabloon, adresseert die aan de klant, stelt datums in relatief aan vandaag (bijv. project_start = vandaag, project_einde = vandaag + 30 dagen voor een maandelijkse retainer), en doet ofwel:

- Sla als concept op (auto_verzenden=false, standaard): u krijgt een dashboardmelding "1 terugkerende offerte gereed voor beoordeling". U opent die, controleert, klikt op Verzenden. - Verzendt het (auto_verzenden=true): de offerte wordt aangemaakt en onmiddellijk verstuurd, de e-mail gaat uit, de aanbetalingsfactuur wordt verstuurd wanneer de klant ondertekent. Gebruik auto-verzenden alleen voor vertrouwde retainer-klanten waarbij u het ritme van tevoren heeft afgesproken.

Na elke uitvoering wordt next_run_at met het ritme-interval opgeschoven. Als het schema maandelijks was en de laatste uitvoering was op 2026-04-15, is de volgende uitvoering op 2026-05-15.

Overwegingen voor auto-verzenden. Met auto-verzenden ingeschakeld geeft u handmatige beoordeling voor die offerte op. Als uw regelitems wijzigen (tariefverhoging, nieuw btw-regime, andere scope), werk het onderliggende sjabloon bij vóór de volgende uitvoering — anders gaat de oude opmaak automatisch uit. Veel freelancers laten auto-verzenden uitgeschakeld en gebruiken de dagelijkse dashboardmelding als een 30-seconden beoordelingsstap.