E-factuurformaten: welk formaat voor welk land, en waarom

Het formaatlandschap in 2026:

Peppol UBL — de universele uitwisseling. Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een netwerk met gestandaardiseerde XML-formaten gebaseerd op UBL (Universal Business Language). Elke EU-overheid accepteert Peppol UBL voor B2G-facturering. Voor B2B is Peppol optioneel maar steeds gebruikelijker voor grensoverschrijdend. Clozo geeft Peppol UBL uit met het Peppol-deelnemers-ID van de klant (een gestructureerde identifier zoals iso6523-actorid-upis::0192:991825827 voor Noorwegen, 0007:5567321707 voor Zweden, enz.) — zie artikel 6.7 voor de netwerkmechanica.

Factur-X / ZUGFeRD — de hybride truc. Zowel Factur-X (Frankrijk) als ZUGFeRD (Duitsland) zijn technisch hetzelfde formaat (gezamenlijke Frans-Duitse standaard, ISO 19005-3 PDF/A-3 met ingebed UBL/UN/CEFACT CII XML). De PDF is normaal leesbaar; de ingebedde XML wordt verwerkt door het ontvangende boekhoudsysteem. Klanten zonder machinale verwerkingscapaciteit zien nog steeds een normale PDF-factuur; klanten met automatisering pakken de XML en slaan OCR over. Deze duale aard is waarom zowel DE als FR het hebben aangenomen — het overbrugt de overgang van mensenleesbaar naar machineleesbaar.

FacturaE (Spanje). XML-formaat ondertekend met XAdES (XML Advanced Electronic Signature) met een gekwalificeerd certificaat. Vereist voor B2G en wordt uitgerold voor B2B. Clozo ondertekent de XML aan de serverzijde met een certificaat opgeslagen in HSM-backed opslag. De ondertekende XML wordt geleverd via de Spaanse FACe openbare-administatieportal voor B2G; voor B2B steeds meer via Peppol.

KSeF (Polen). Krajowy System e-Faktur — het centrale e-factuurplatform van Polen. Facturen worden ingediend bij KSeF in een specifiek XML-schema (FA(2), de tweede iteratie van het schema). KSeF geeft een bevestigingsnummer terug dat de wettelijke "uitgiftedatum" van de factuur wordt. Verplicht voor B2B vanaf juli 2026 (verschoven van eerdere datums vanwege systeemgereedheidsoverwegingen). De e-factuurapp van Clozo (backend/apps/einvoicing/) verwerkt het uploaden + ontvangen van bevestigingsnummers; de klant downloadt dezelfde XML afzonderlijk of ontvangt de bevestigingsreferentie via Peppol.

FatturaPA (Italië). Fattura Elettronica — het verplichte gestructureerde XML-formaat van Italië, gerouteerd via de SDI (Sistema di Interscambio) centrale uitwisseling. Verplicht sinds 2019 voor B2B en B2G. Clozo genereert de FatturaPA XML, ondertekent deze met XAdES als uw bedrijf een "soggetto IVA geregistreerd met intermediairestatus" is, en stuurt het naar SDI. SDI stuurt het door naar de ontvanger en geeft succes-/foutcodes terug.

Hoe Clozo het formaat kiest. Bij het genereren van een factuur biedt de documentendropdown een Downloaden als…-keuze met deze opties zichtbaar op basis van het land van de klant:

- Klant in DE → PDF (standaard), Factur-X, ZUGFeRD, Peppol UBL. - Klant in FR → PDF, Factur-X, Peppol UBL. - Klant in IT → PDF, FatturaPA, Peppol UBL. (Opmerking: voor Italiaans B2B is FatturaPA via SDI verplicht; PDF alleen voldoet niet.) - Klant in PL → PDF, KSeF XML, Peppol UBL. (Vanaf juli 2026 is KSeF-indiening via het centrale portaal verplicht voor B2B.) - Klant in ES → PDF, FacturaE, Peppol UBL. - Overige EU → PDF, Peppol UBL. - Niet-EU → alleen PDF.

De formaatvolgorde in de dropdown geeft de aanbeveling aan — de eerste optie is de aanbevolen voor het land van de klant. U kunt overschrijven en alleen PDF kiezen als u PDF-levering heeft afgesproken met de specifieke klant.

Peppol-deelnemers-ID-vereiste. Om via Peppol te verzenden, hebben beide partijen een Peppol-ID nodig. U kunt er een registreren via de instellingen van Clozo (eenmalig proces, ~5 minuten); de klant heeft zijn eigen nodig (hun accountant of ERP-aanbieder heeft dit doorgaans). Zonder het Peppol-ID van de klant mislukt Peppol-gerouteerde bezorging — val terug op PDF + e-mail.