Proposals & Invoices · Article 5.10
Wat u kunt wijzigen na `Verzenden` — intrekken, opnieuw verzenden, bewerken, aanpassen
Na het klikken op `Verzenden` wordt de offerte een juridisch artefact en worden veel velden vergrendeld. De juiste actie hangt af van of de klant al heeft ondertekend: intrekken vóór ondertekening, aanpassen erna.
De levenscyclus heeft twee duidelijke statussen voor bewerken: Concept (alles bewerkbaar, geen auditverplichting) en post-ondertekend (alleen Addenda). Het dunne stukje ertussenin — Verstuurd en Bekeken — is waar de meeste "ik heb een typefout gemaakt" vragen opkomen. De beschikbare acties hangen af van de exacte status.
Step by step
Identificeer de huidige status.
Controleer de badge op het dashboard of de banner op de offertedetailpagina.
Als Concept
: bewerk de wizard vrij. Er is niets verstuurd.
Als Verstuurd of Bekeken
: kies intrekken of opnieuw verzenden. - Typefout of scopewijziging →
Intrekken en bewerken. Oude link 404; nieuw concept vooraf ingevuld. - E-mail niet aangekomen →Opnieuw verzenden. Zelfde inhoud, nieuwe PIN.Als Ondertekend en verder
: open de Addendumwizard op
/proposals/{id}/amend. Zie artikel 7.3.
Het Acties-menu verandert per status. Op Verstuurd/Bekeken ziet u Opnieuw verzenden en Intrekken en bewerken. Op Ondertekend+ worden deze vervangen door Eindfactuur uitsturen, Handmatig als betaald markeren en Addendum aanmaken. De Tijdlijn registreert elke actie met tijdstempel en gebruiker.
Why this works this way
Het vergrendelingsmodel. Wanneer u op Verzenden klikt, gebeuren er meerdere dingen in één transactie:
1. De offerte-PDF wordt gegenereerd en geüpload naar R2 met legal_hold ingeschakeld.
2. Een opeenvolgend offertenummer (PRO-2026-NNNN) wordt gereserveerd tegen uw jaarteller (atomair per apps/proposals/models.py:DocumentCounter).
3. De offertestatus schakelt naar Verstuurd en sent_at wordt ingesteld.
4. Verschillende velden worden in de modellaag als alleen-lezen gemarkeerd: number, language, currency, vat_breakdown, line_items_snapshot, client_address_snapshot. Dit zijn de velden die de wet vereist dat ze onveranderlijk zijn op een verzonden factuur/offerte onder EU BTW-richtlijn Art. 226 en §14 UStG.
Intrekken en bewerken (status: Verstuurd of Bekeken). Beschikbaar vóór ondertekening. Klik op Acties → Intrekken en bewerken op de offertedetailpagina. Effect:
1. De oorspronkelijke openbare link wordt onmiddellijk ongeldig. Iedereen die hem bezoekt (met de oude PIN of zonder) ziet: "Deze offerte is ingetrokken door de afzender". De originele PDF blijft in uw Documenten (legal_hold), maar de link geeft 404.
2. Er wordt een nieuw concept aangemaakt met alle huidige waarden vooraf ingevuld. De originele offerte verplaatst naar status Ingetrokken (definitief) in de tijdlijn.
3. Het nieuwe concept krijgt een nieuw offertenummer wanneer u de volgende keer op Verzenden klikt. Beide nummers worden bewaard in uw administratie — het audittraject toont de keten (PRO-2026-0042 → ingetrokken → PRO-2026-0043 verstuurd).
Opnieuw verzenden (status: Verstuurd of Bekeken). Beschikbaar vóór ondertekening. Klik op Acties → Opnieuw verzenden. Effect:
1. Er wordt een nieuwe e-mail verstuurd met een nieuwe 4-cijferige PIN. De oude PIN wordt ongeldig. 2. De offerte zelf is ongewijzigd — zelfde nummer, zelfde inhoud, zelfde PDF. 3. Nuttig wanneer de klant zegt "de e-mail niet ontvangen te hebben" — de tweede kopie komt vaak aan ook als de eerste in spam terechtkwam.
Na ondertekening (status: Ondertekend en verder). Geen bewerkingen aan de offerte. Het enige legitieme pad om scope, prijs of tijdlijn te wijzigen is een Addendum — een formele wijzigingsopdracht die de klant apart ondertekent. Zie Sectie 7. Addenda produceren hun eigen documentketen (addendum + storno + nieuwe eindfactuur of creditnota afhankelijk van de delta), waarbij de oorspronkelijke ondertekende Serviceovereenkomst intact blijft.
Waarom geen "bewerken en opnieuw ondertekenen" snelkoppeling? Omdat het wijzigen van een ondertekende overeenkomst na de handtekening de auditketen ongeldig zou maken onder EU-contractrecht en eIDAS Art. 25(1). Het IP, de User-Agent, de servertijdstempel en de getypte naam van de ondertekenaar vastgelegd bij ondertekening verwijzen allemaal naar de documentstatus op dat moment; het stilletjes herschrijven van het document zou dat bewijs weesgoed maken. Het zou ook de onveranderlijkheid van Art. 226 mislukken voor de overeenkomstige factuur. Addenda zijn de EU-conforme manier: ze bewaren het origineel EN registreren de wijziging EN krijgen een nieuwe handtekening op de wijziging.
De volledige actiebeschikbaarheidsmatrix:
| Status | Intrekken | Opnieuw verzenden | Velden bewerken | Aanpassen | Verwijderen |
|---|---|---|---|---|---|
| Concept | n.v.t. | n.v.t. | Alle velden | n.v.t. | Ja (harde verwijdering) |
| Verstuurd | Ja (→ Ingetrokken) | Ja (nieuwe PIN) | Nee | Nee | Nee |
| Bekeken | Ja (→ Ingetrokken) | Ja (nieuwe PIN) | Nee | Nee | Nee |
| Ondertekend | Nee | Nee | Nee | Ja | Nee |
| Voorschot betaald | Nee | Nee | Nee | Ja | Nee (soft-delete geblokkeerd toch door geen-uitstaand-geld-regel, maar juridisch) |
| In uitvoering | Nee | Nee | Nee | Ja (gebruik Δ_REFUND voor terugbetaling) | Nee — HTTP 409 `in_work_requires_amendment` (per [D-125]) |
| Wacht op eindbetaling / Betaald / Voltooid | Nee | Nee | Nee | Ja | Nee |
| Afgewezen / Verlopen / Ingetrokken | Nee | Nee | Nee (definitief) | Nee | Nee |
Troubleshooting
Keep reading
Lifecycle
Status: Sent — the proposal is in your client's inbox
You've clicked `Send`. The PDF is rendered, the email is on its way, the proposal number is assigned, and the audit trail starts here. Now you wait — until the client opens it (`Viewed`) or signs (`Signed`).
Lifecycle
Status: Viewed — your client has opened the link
The client clicked the email button, entered the PIN correctly, and saw the proposal. Status flips from `Sent` to `Viewed` automatically. From here, the next state is `Signed` (or `Declined`).
Lifecycle
Status: Signed — legally binding, audit trail captured
The client clicked Sign. Clozo collects an eIDAS-compliant evidence stack, generates the signed Service Agreement PDF, fires confirmation emails to both parties, and queues the deposit invoice. The proposal is now a contract.
Proposals & Invoices
Creating an amendment (the 4-step wizard)
The amendment wizard at `/proposals/{id}/amend` walks you through line items, reason, preview, and email — in that order. Five minutes for a simple change, ten minutes for a complex one. The client doesn't see anything until you click Send on Step 4.
Proposals & Invoices
When to use an amendment (vs a new proposal vs withdraw)
Three paths exist to change a deal: amend it, withdraw and resend, or start a new proposal. Pick the wrong one and you'll either break the audit trail or scare the client. Here's the decision tree.