Proposals & Invoices · Article 5.1
De Clozo-factuurfamilie: DEP, INV, STR, DCR, CRN, REC
Zes documenttypen vormen de volledige Clozo-factuurketen. Elk heeft een afzonderlijke juridische rol onder EU-BTW-Richtlijn Art. 220 en §14 UStG. Dit artikel brengt in kaart welk document wanneer wordt verstuurd en waarnaar het verwijst.
Eén Clozo-offerte kan gedurende zijn levenscyclus tot zes verschillende documenttypen produceren, afhankelijk van wat er gebeurt (addenda, terugbetalingen, handmatige voorschotcorrecties). Dit artikel is de kaart. Voor de gedetailleerde mechanismen van elk, zie artikelen 6.2–6.4 en Sectie 7 (addenda) / Sectie 8 (terugbetalingen).
In de Documenten-dropdown op elke offerte-detailpagina verschijnen de relevante documenttypen naarmate ze worden gegenereerd. Filterlabels in de dropdown: "Offerte", "Ondertekende Overeenkomst", "Voorschotfactuur", "Eindfactuur", "Annuleringsnotitie" (Storno), "Creditnota", "Bon". Elk is een downloadbare R2-koppeling (CORS-ingeschakeld, geen auth vereist voor de URL — de koppeling is onraadbaar).
Why this works this way
Waarom zo veel documenttypen? Het EU-BTW-recht (Richtlijn 2006/112/EG, Titel XI Hoofdstuk 3) behandelt verschillende gebeurtenissen als verschillende belastbare momenten: een vooruitbetaling is één belastbaar feit, de levering van diensten is een ander, een gedeeltelijke vermindering van de scope is weer een ander. Elke gebeurtenis heeft zijn eigen papieren spoor nodig omdat elke een BTW-verplichting verlegt. De meeste freelance-tools vatten dit samen als "een factuur" en riskeren in strijd te komen met nationale regels (met name §14 UStG in Duitsland, Art. 220 van de EU-Richtlijn, BTW Art. 35a in Nederland, CGI Art. 271-II in Frankrijk).
De volledige documentfamilie (vanuit apps/pdf/service.py en HELP_LIFECYCLE_MAP.md Sectie 5):
| Type | Prefix | Renderer | Trigger | Doel |
|---|---|---|---|---|
| Offerte-PDF | PRO- | render_proposal_pdf | Offerte versturen | Het aanbod (geen factuur) |
| Serviceovereenkomst | SOV- | (ondertekende PDF-render) | Klant ondertekent | Het contract (geen factuur) |
| Voorschotfactuur | DEP- | render_deposit_invoice_pdf | Klant ondertekent (voorschot > 0) | Anzahlungsrechnung — BTW belastbaar op vooruitbetaling |
| Eindfactuur | INV- | render_final_invoice_pdf | Eindfactuur uitsturen | Schlussrechnung — sluit het project af, verwijst naar DEP |
| Storno | STR- | render_storno_invoice_pdf | Addendum met kostenverlaging | Annuleert/maakt de vorige factuur ongeldig; "Rechnungskorrektur" in DE |
| Voorschotcorrectie | DCR- | render_deposit_correction_pdf | Addendum wijzigt voorschotbedrag | Documenteert de voorschotaanpassing |
| Creditnota | CRN- | render_credit_note_pdf | Terugbetaling gestart | Registreert de terugbetaling + reden + BTW-specificatie |
| Bon | BON- | render_receipt_pdf | Betaling ontvangen | Bevestigt ontvangst van middelen |
De happy-path keten (geen addenda, geen terugbetalingen):
``
Offerte verstuurd → PRO-2026-0042
Klant ondertekent → SOV-2026-0042 + DEP-2026-0042
Voorschot betaald → BON-2026-0042 (voorschotfase)
Project voltooid → INV-2026-0042 (verwijst naar DEP-2026-0042)
Eind betaald → BON-2026-0042 (eindfase)
``
De addendum-met-verlaging keten (Δ−):
``
… happy path t/m Voorschot betaald …
Addendum ondertekend → STR-2026-NNNN (maakt oude INV ongeldig)
+ INV-2026-NNNN (revisie=2, verminderde scope)
+ CRN-2026-NNNN (creditnota voor terugbetaling)
+ Stripe-terugbetaling OF handmatige SEPA-terugbetaling
+ BON-2026-NNNN (terugbetalingsbon, wanneer terugbetaling verrekent)
``
Documentnummering is opeenvolgend per freelancer per jaar per type, atomisch (SELECT FOR UPDATE op DocumentCounter). Geen hiaten — eenmaal toegewezen is een nummer permanent. Jaar reset op 1 januari: INV-2025-0099 wordt gevolgd door INV-2026-0001. Zie artikel 6.9 voor de exacte mechanismen.
Bewaarplicht: elk document in de familie wordt opgeslagen op Cloudflare R2 met legal_hold-vlag voor 10 jaar om te voldoen aan GoBD §147 AO (DE), Wet OB Art. 52 (NL), CGI Art. L102 B (FR) en vergelijkbare regels in EU-lidstaten.
Troubleshooting
Keep reading
Proposals & Invoices
The deposit invoice (DEP-) — Anzahlungsrechnung, facture d'acompte
The deposit invoice is the legal artefact that records VAT liability on an advance payment. Under EU VAT Directive Art. 65, the deposit becomes chargeable the moment the client pays — the deposit invoice is what the law requires you issue.
Proposals & Invoices
The final invoice (INV-) — Schlussrechnung, facture de solde
The final invoice closes the project. It states the full work value, then explicitly references the deposit invoice and **deducts both the deposit amount and the deposit VAT**, so you don't pay tax twice. This deduction is mandated by §14 UStG and parallel rules across the EU.
Proposals & Invoices
Receipts (REC-) — payment confirmation, single-stage vs split
A receipt confirms that a payment was actually received. Clozo issues one receipt per payment event: one for the deposit, one for the final balance, or a single receipt if the project was 100% prepaid.
Refunds & Notifications
EU invoice compliance — Art. 226 mandatory fields, sequence numbering, retention
Every invoice Clozo issues complies with EU VAT Directive Art. 226: 14 mandatory fields, sequential numbering with no gaps, immutability after issue, and 10-year retention.
Proposals & Invoices
Invoice numbering — sequential per year per type, atomic, no gaps
Every invoice gets a sequential number from an atomic counter scoped per freelancer per year per document type. No gaps allowed under EU VAT Directive Art. 226(2); enforced by a row-level database lock so concurrent operations cannot collide.