Skip to main content
Gratis starten

Proposals & Invoices · Article 5.4

Bonnen (BON-) — betalingsbevestiging, enkelfase versus gesplitst

Een bon bevestigt dat een betaling daadwerkelijk is ontvangen. Clozo geeft één bon per betalingsgebeurtenis: één voor het voorschot, één voor het eindsaldo, of één enkele bon als het project 100% vooruitbetaald was.

Veel freelancers verwarren "factuur" en "bon" — het zijn verschillende documenten onder EU-boekhoudregels. De factuur is het verzoek (en de BTW-belastbare gebeurtenis); de bon is de bevestiging dat de middelen daadwerkelijk zijn ontvangen. Sommige klanten vragen om beide; sommige vragen alleen om de factuur. Clozo geeft beide automatisch uit zodat u dat nooit hoeft te doen.

Step by step

  1. Geen handmatige stap

    : bonnen worden automatisch verstuurd bij elke betalingsgebeurtenis.

  2. Verifieer in de Documenten-dropdown.

    Een BON--vermelding verschijnt binnen ~5 seconden na de betalingsbevestiging. Bestandsnaampatroon: BON-2026-NNNN.pdf.

  3. E-mail gaat automatisch uit.

    Zowel u als de klant ontvangen een e-mail "Betaling ontvangen" met de BON- bijgevoegd.

  4. Doorsturen naar uw boekhouder.

    Veel boekhouders willen de BON- naast de factuur voor de kasboekhouding. De R2-koppeling is stabiel — deel hem direct of download en stuur door.

elke betalingsgebeurtenis maakt een tijdlijngebeurtenis met een BON--koppeling. De Documenten-dropdown toont BON-voorschot, BON-eindafrekening en eventuele terugbetalings-BON-s. Uw inbox ontvangt een kopie van elke e-mail "Betaling ontvangen" zodat u ook een volledig spoor in e-mail heeft.

Why this works this way

Waarom een bon een apart document is. Twee redenen:

1. Timing kas-versus-toerekeningsbasis boekhouding. De factuur registreert de belastbare gebeurtenis (wanneer BTW verschuldigd wordt); de bon registreert de werkelijke kasbeweging. Voor een klein bedrijf met een BTW-kasstelsel (BTW-kasregeling, beschikbaar in DE onder §20 UStG en vergelijkbare regels elders), bepaalt de bondatum — niet de factuurdatum — wanneer BTW rapporteerbaar is. Zonder een aparte bon zou u de kasbeweging-datum moeten raden uit bankafschriften. 2. Volledigheid audittraject. EU-belastinginspecteurs verwachten voor elke betaling zowel een factuur als een betalingsbevestiging te zien. De bon vervult die rol; zonder hem vraagt een audit u om bankafschriften als bewijs te verzamelen.

[D-083] Gesplitst-bon-ontwerp. Volgens de projectbeslissingslogboekvermelding [D-083] geeft Clozo uit:

- Voor gesplitste-voorschot-projecten (voorschot % > 0 en < 100%): één BON- wanneer het voorschot aankomt, een tweede BON- wanneer het eindsaldo aankomt. Beide verwijzen naar hun bijbehorende facturen (respectievelijk DEP- en FAC-). - Voor 100% vooruitbetalingsprojecten: één BON- wanneer het voorschot aankomt. Geen tweede bon omdat er geen eindsaldo is. - Voor 0% voorschotprojecten: één BON- wanneer het eindsaldo aankomt. Geen voorschot-bon omdat er geen voorschotfactuur was. - Voor terugbetalingsafrekeningen: een aanvullende BON- wanneer de creditnota wordt afgerekend (Stripe-terugbetaling geslaagd, of handmatige SEPA-terugbetaling bevestigd). Deze bon bevestigt de terugbetalingsbeweging, niet de oorspronkelijke betaling.

Wat er op een Clozo BON- staat (geverifieerd tegen apps/pdf/service.py:render_receipt_pdf):

1. Documentnummer (BON-2026-0042) en uitgiftedatum. 2. Faseaanduiding: "Voorschot-bon" / "Eindbon" / "Bon volledige betaling" / "Terugbetaling-bon" — vertaald per taalgebied. 3. Verwijzing naar de factuur die het bevestigt: "Deze bon bevestigt de betaling van DEP-2026-0042" (of FAC-, of CRN-). 4. Ontvangen bedrag (bruto), met BTW-specificatie indien meerdere tarieven (zeldzaam; gewoonlijk één tarief). 5. Betaalmethode (Stripe / SEPA / handmatig / terugbetaling). 6. Betaaldatum — belangrijk voor BTW-timing op kasbasis. 7. Stripe-charge-ID of SEPA-referentie indien van toepassing, voor forensische traceerbaarheid.

Gelokaliseerde koptekst:

- EN: "Receipt" - DE: "Quittung" (of "Zahlungsbeleg") - NL: "Kwitantie" (of "Betalingsbewijs") - FR: "Reçu" - ES: "Recibo" - PL: "Pokwitowanie"

Per-BTW-tarief-splitsing (meerdere-bracket-scenario's). Als een enkele betaling meerdere BTW-tarieven beslaat (zeldzaam voor freelancers — zou alleen plaatsvinden met het handmatige-overschrijvingsmechanisme), produceert render_receipt_pdf één bon per tarief per [D-083]. Voor 99% van freelancerwerk is dit onzichtbaar — één tarief, één bon per betaling.

Troubleshooting

Keep reading

Proposals & Invoices

The deposit invoice (DEP-) — Anzahlungsrechnung, facture d'acompte

The deposit invoice is the legal artefact that records VAT liability on an advance payment. Under EU VAT Directive Art. 65, the deposit becomes chargeable the moment the client pays — the deposit invoice is what the law requires you issue.

Proposals & Invoices

The final invoice (INV-) — Schlussrechnung, facture de solde

The final invoice closes the project. It states the full work value, then explicitly references the deposit invoice and **deducts both the deposit amount and the deposit VAT**, so you don't pay tax twice. This deduction is mandated by §14 UStG and parallel rules across the EU.

Proposals & Invoices

Marking a payment as paid manually — for SEPA, cash, wire, anything outside Stripe

When a payment lands outside the auto-detected channels (SEPA bank transfer, cash, foreign wire), use `Mark as paid manually` to record it. Clozo creates the receipt, fires confirmation emails, and preserves the audit trail.

Lifecycle

Status: Deposit paid — work can start

The deposit landed (Stripe webhook or manual confirmation). Clozo flips the status, queues the deposit receipt PDF, and starts a behind-the-scenes job to pre-render the final invoice. You can begin the work.

Lifecycle

Status: Awaiting final payment, then Paid

You've issued the final invoice. The client now owes the remaining balance (full amount minus the deposit they already paid). When the money lands, status flips to `Paid` and the final receipt is generated.

Bonnen (BON-) — betalingsbevestiging, enkelfase versus gesplitst · Help · Clozo